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Règlement intérieur de l'association Khaganat

Dernière révision validée par le Collège : 09/05/2020

TL:DR; (Version courte pour celles qui veulent l'essentiel)

C'est un tas de règles pour régler diverses situations si un jour il y a un souci. En l'absence de souci, c'est pas grave de dire oui sans tout lire. Mais vous devriez quand même tout lire, parce que certaines clauses peuvent vous engager au delà de ce que vous souhaiteriez.

Dans les trucs importants à avoir en tête :

  • Si vous contribuez à Khaganat financièrement, vous êtes une mécène. Et si vous voulez être membre, et que vous êtes à peu près humaine, la cotisation peut être décomptée de votre don. Par contre, il n'y a pas de remboursement.
  • Être membre du Collège n'est pas un titre honorifique. Ça veut dire bosser plus, en payant deux fois : l'année avant votre candidature, et celle durant votre mandat.
  • Soyez sympa, sinon la modération s'occupera de vous.
  • On a un Dictateur, et on n'hésitera pas à s'en servir.
  • On est pour le consensus et la discussion. Mais faut pas abuser.
  • On ne veut pas exploiter vos données : les détails de votre vie ne nous regardent pas.
  • On remboursera les frais si on peut, mais comme ça dépend de vos dons, en fait vous vous remboursez vous-même en partie.
  • On peut changer les règles quand on veut, avec juste un petit mail. Validez votre adresse mail.
  • Vous devriez lire la “clause facultative”. Vraiment.

Préambule

Le présent règlement intérieur est le règlement intérieur de l'Association Khaganat ; soumise à la loi du 1er juillet 1901 et au décret du 16 août 1901.

Il est destiné à compléter les statuts de l'Association et à en fixer les divers points non précisés, notamment ceux qui ont trait à l'administration interne de l'Association.

Le présent règlement intérieur est transmis à l'ensemble des membres de l'Association, ainsi qu'à chaque nouvelle adhérente. Il s'applique à toutes les membres et est annexé aux statuts de l'Association.

Les dispositions du présent règlement intérieur doivent être interprétées à la lumière des statuts de l'Association. En cas d'ambiguïté ou de contradiction, les statuts s'appliquent par priorité sur le règlement intérieur.

Statuts des membres et mécènes

L'Association peut à tout moment accueillir de nouveaux membres. Toutes les membres doivent accepter intégralement et sans réserve les statuts de l'Association, ainsi que le présent règlement intérieur.

Est considérée comme membre adhérente toute personne physique de plus de 16 ans, ayant versé sa cotisation pour l'année en cours et ayant demandé à être considérée comme membre de l'association. Cette demande s'effectue soit lors de l'Assemblée Générale, sur simple déclaration, soit en ligne, via le formulaire d'HelloAsso ou sur le Wikhan.

Toute personne, physique ou morale, ayant fait un don à l'association est considérée comme mécène ; si ce don est supérieur au montant de la cotisation, et s'il s'agit d'une personne physique remplissant les autres conditions, la mécène peut demander à être membre de l'association pour l'année en cours, sans avoir besoin de verser à nouveau le montant de la cotisation ; sa cotisation est considérée comme comprise dans son don. Les mécènes ne peuvent devenir membres que si elles en font la demande et si elles satisfont aux autres conditions énumérées dans les statuts et ce règlement ; le statut de membre n'est pas automatique.

Toute personne membre durant l'année écoulée peut, lors de l'assemblée générale suivante :

  • se présenter pour être élue en tant que membre du collège
  • donner son consentement ou son veto à l'élection d'un ou plusieurs membres du Collège

Les membres du Collège sont élus à l'unanimité des membres présentes. Si personne ne se prononce contre une candidature, cette dernière est acceptée. Les membres du Collège sont confirmées dans leur fonction une fois ces points validés :

  • Paiement de la cotisation pour l'année à venir
  • Transmission de leurs nom, prénom, adresse et profession. Une pièce d'identité peut être demandée. Ces informations sont nécessaires pour les déclarations en préfecture.
  • Fourniture d'une adresse mail valide afin de recevoir les informations internes à l'association.
  • Création d'un compte sur le Kloud et le Forum, afin d'accéder aux discussions et documents concernant la gestion de l'association.

Un membre ayant été radié de l'association pour motif grave ne peut plus en être membre, sauf décision contraire énoncée par le Collège. Les autres motifs de radiation ne portent pas préjudice à une nouvelle adhésion : il suffit de payer la cotisation, ou de prouver qu'on n'est pas morte.

Cotisation

L'adhésion des membres est soumise au versement d'une cotisation, dont le montant sera fixé chaque année lors de l'Assemblée générale ordinaire de l'Association. Pour l'exercice en cours, le montant de la cotisation s'élève à 5 €.

Toute cotisation versée à l'Association est définitivement acquise. Il ne saurait être exigé un remboursement de cotisation en cours d'année, quelle qu'en soit la raison. Aucun ayant droit ne saurait faire valoir le remboursement de tout ou partie du montant de la cotisation.

Cette cotisation devra ensuite être versée par les membres tous les ans, dans les 30 jours après l'assemblée générale ordinaire, afin de réitérer leur adhésion à l'Association. Sans paiement de cette cotisation, le membre sera considéré comme radié, jusqu'à ce que la cotisation soit payée. Aucune relance ne sera envoyée, la convocation à l'assemblée générale suffisant à indiquer que le terme approche.

L'Association se réserve la possibilité d'aménager de manière exceptionnelle le montant de la cotisation d'un membre, voire de le faire bénéficier d'une gratuité, en tenant compte de sa situation personnelle. Cette facilité sera décidée au cas par cas par l'Association, et ce de manière exceptionnelle. La cotisation pour un membre peut aussi être offerte par un autre membre (qui paiera alors les deux cotisations lui-même).

Modération - Comportement au sein de l'association

Les membres s'engagent à respecter les statuts et le règlement intérieur.

Toutes les membres, et en particulier celles du Collège, s'engagent à respecter les règles de modération suivantes :

  • S'assurer que la loi en vigueur est respectée et si besoin rappeler cette loi. L'association se place sous la juridiction de la loi française.
  • Veiller à ce qu'une ambiance de courtoisie et de respect règne au sein de la communauté.
  • Travailler à faire évoluer les règles de modération et de vie de groupe suivant les problèmes ou situations inconfortables rencontrées.

Les personnes volontaires (membres ou non) peuvent aussi agir en faisant de la médiation dans les conflits entre membres de la communauté. Les membres du Collège peuvent donner des droits élargis aux personnes aptes à ce travail. Voir aussi https://khaganat.net/wikhan/fr:moderation.

Les membres s'engagent à ne pas entraîner de préjudice moral ou matériel à l'Association et/ou aux autres membres, de façon directe ou indirecte. Elles s'engagent également à ne pas porter volontairement atteinte à autrui par des propos ou comportements inappropriés. En cas d'atteinte involontaire, la ou les autrices s'engagent à réparer les torts autant qu'il leur est possible. (Pareil si c'est volontaire, mais dans ce cas on ne sera pas conciliantes).

Les membres s'engagent aussi à différencier leurs prises de position de celles de l'association, et à ne pas associer cette dernière à leurs engagements personnels.

Si quiconque (membre ou invitée) fait état d'un sentiment de malaise face à certains comportements et/ou paroles, et ce quel que soit le sujet, les paroles et comportements en question doivent cesser jusqu'à ce qu'une décision collective soit prise concernant les positions de l'association et publiée sur le site internet (Blog, Wikhan ou autre). Une fois cette position prise, elle ne sera pas remise en question sans arguments solides et toute personne indisposée est invitée à aller voir ailleurs.

Radiation et motif grave

En dehors des motifs de radiation évidents présentés dans les statuts, une membre peut être radiée de l'association si son comportement nuit à l'ambiance de l'association, à la bonne tenue de ses assemblées et à la gestion générale, et de façon générale si elle ne s'est pas conformée aux règles de bonne conduite énoncées dans le chapitre sur la modération.

Le Collège a tout pouvoir pour juger d'un « comportement nuisible » comme énoncé au paragraphe précédent. Il détaillera par écrit les faits reprochés.

Tout acte de radiation définitive devra être précédé de tentatives de dialogue et d'une recherche de solution pacifique. La personne risquant d'être radiée doit pouvoir présenter sa vision de la situation.

Toute agression, manque de respect, comportement ou communication portant atteinte à l'Association ou à l'une de ses membres pourra donner lieu à des poursuites judiciaires et/ou à radiation.

L'association se place sous la législation française. Tout acte commis dans le cadre des activités associatives et contraire aux lois françaises donnera lieu à une radiation. Si un jugement a été rendu devant un tribunal, cette radiation sera effective sans possibilité de dialogue.

En cas de nécessité de juger un motif grave et une éventuelle radiation, et après les éventuelles tentatives de dialogue en amont :

  • Le Collège se réunit pour statuer sur le problème et formule par écrit les faits reprochés, puis en prévient la personne concernée.
  • Cette dernière est invitée à présenter son point de vue dans un délai indiqué sur la mise en demeure, et à argumenter si elle le souhaite pour éviter sa radiation.
  • Passé ce délai et suivant les éléments présentés, le Collège statue sur la radiation. Si celle-ci est actée, elle prend effet immédiatement.

Dans le cadre d'une radiation, le consensus doit être atteint uniquement par les membres qui ne sont pas mises en cause. La personne sur qui plane la menace de la radiation n'a pas de possibilité de voter, même si elle fait partie du Collège.

Le Dictateur

L’association fonctionne selon des principes démocratiques et horizontaux en temps de paix. Néanmoins, en situation de crise, des décisions rapides devant être prises pour un retour à la normale, tout pouvoir est donné à une personne élue au sein du Collège par ses membres, et dénommée “le Dictateur” (peu importe son genre réel), à l'image de ce qui se pratiquait dans la République Romaine.

Le Dictateur est nommé lors de l'assemblée générale ordinaire ; il peut être remplacé lors de l'assemblée générale ordinaire suivante, ou par une réunion du Collège réunissant au moins les 3/4 de ses membres. Le Dictateur a tout pouvoir durant son mandat pour prendre et appliquer des décisions ; il devra cependant en rendre compte a posteriori au Collège, qui pourra juger de la pertinence de ses actions, et même le radier pour motif grave s'il a utilisé son pouvoir à mauvais escient.

Le Dictateur agit en ligne de façon anonyme, afin de ne pas confondre le rôle et la personne, via un avatar préparé en amont. Seuls les membres du Collège connaissent l'identité civile du Dictateur.

Le Dictateur n'a aucune raison d'apparaître tant que tout se passe bien.

Voir aussi la section expliquant son rôle dans l'article sur la modération.

Vote

Le consensus est compris comme l'absence d'opposition. Si quelqu'un fait une proposition de façon à être entendue par toutes les personnes concernées, qu'il leur laisse un temps suffisant pour qu'elles puissent former leur opinion et l'exprimer, et qu'à la fin de ce temps aucune participante ne se déclare “contre”, alors la proposition est acceptée, jusqu'à une potentielle future remise en question. Si quelqu'un dit “non”, alors sa voix doit toujours être entendue, et la discussion doit s'engager afin de comprendre les freins et réticences.

Le consensus n'est pas le consentement : nous reconnaissons à chacune la capacité à ne pas s'intéresser à certains domaines, et donc à ne pas souhaiter donner un avis dans le-dit domaine, donc nous n'avons pas besoin que tout le monde dise oui. Dans ce contexte, une abstention équivaut à un accord.

Les votes visant le consensus, le scrutin secret n'a pas lieu d'être. Toutefois, si on suspecte une pression sur un ou plusieurs membres, le Collège et/ou le Dictateur peuvent demander une consultation anonyme de l'ensemble des membres.

Il n'y a pas de procuration possible. Les votes se faisant aussi en ligne, et les résolutions demandant un vote étant présentées en amont de tout vote, chaque membre a la possibilité de soulever des objections, de faire évoluer le débat et généralement de participer au vote définitif, qui n'est censé avoir lieu que quand il est raisonnable de penser que tout le monde est arrivé à un consensus.

En cas d'impossibilité de parvenir à un consensus, et si la situation est bloquée, l'article 10 des statuts s'appliquera, sauf intervention du Dictateur (à l'appréciation de celui-ci sur les causes et/ou conséquences du blocage).

Confidentialité

L'association s'engage à protéger l'intimité de ses membres et visiteuses, dans la limite de ses moyens et des lois en vigueur.

L'utilisation du pseudonyme est acceptée, y compris lors des représentations officielles. La seule limite concerne les déclarations à la préfecture, à la banque et à divers organismes officiels auprès desquels l'association doit justifier de sa responsabilité ; pour cette raison, les membres du Collège doivent fournir des indications personnelles (nom, adresse, etc.), qui seront réservées à ces actions administratives. Ces informations peuvent être effacées sur simple demande à la fin d'un mandat. Seuls les membres du Collège peuvent voir les informations personnelles des autres membres.

L'Association s'engage par ailleurs à respecter la charte de la Commission nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL). Le fichier des membres de l'Association ne pourra pas être communiqué aux personnes étrangères au Collège ou entreprises en faisant la demande. Ce fichier, comprenant les informations recueillies auprès des membres nécessaires pour l'adhésion à l'Association, peut donner lieu à l'exercice du droit d'accès et de rectification des données par chaque membre, selon les dispositions de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés.

Chacun doit veiller à ne pas permettre de faire le lien entre pseudonyme et identité civile pour autrui, dans la mesure du possible.

Remboursement des frais et dons

Le remboursement des frais engagés par l'association n'est possible que si les finances le permettent, et que le Collège valide ces dépenses.

Il est possible d'abandonner le droit à ses remboursements et d'en faire don à l'association.

Modification du règlement

Le présent règlement intérieur est établi conformément aux statuts de l'Association, et est ratifié par le Collège sur simple décision.

Sur proposition des membres de l'Association ou du Collège, il pourra être procédé à sa modification lors de l'Assemblée générale ordinaire annuelle, après ratification selon les modalités décrites dans les statuts de l'Association. Une fois modifié, une copie du présent règlement intérieur sera transmise à l'ensemble des membres dans un délai de trente (30) jours après la modification, par voie postale ou électronique selon les coordonnées laissées par le membre. Le présent règlement intérieur est aisément modifiable, à condition que les modifications n'altèrent ni ne remettent en cause les principes fondateurs ainsi que les règles émises dans les statuts de l'Association.

Un exemplaire du présent règlement sera mis en ligne également sur le site de l'Association pour les membres qui n'auraient pas laissé de coordonnées, ou pour les visiteuses de passage.

Clause de soumission facultative

Tout membre s'engage à être soumis à tous les ordres et désirs de Lyne et Zatalyz, et à les couvrir d'or, de bijoux et de guimauves. Cette clause est révocable à condition de clamer sur le salon XMPP, par mail à contact@khaganat.net ou sur le forum : “Je ne me soumettrai pas !”.

fr/reglement_association.txt · Dernière modification: 2020/05/09 20:41 par Lyne