Le week-end des 7 et 8 avril 2018 s'est tenue notre AFK annuelle, avec l'assemblée générale de l'association le samedi soir. Au programme : une ambiance de folie, beaucoup d'amour et des ventres pleins ! Mais aussi la mise à jour des statuts et des khanathons, parce qu'on a aussi été un peu sérieux (si, si, un peu).

Neodarz et Neolinki nous accueillaient dans leur maison, que nous avons remplie en étant 16 durant tout le week-end (et la plupart sont arrivées¹⁾ dès le vendredi soir). Rollniak, arrivé assez tôt, a bondi sur chaque arrivante pour un câlin et à partir de là, tout le monde est passé en mode câlin, impossible d'y échapper²⁾ ! L'ambiance était donnée et cela a contribué à un week-end très chaleureux.

C'était la première fois que nous étions aussi nombreuses lors d'une AFK et la maison était un peu juste, il n'aurait pas fallu être plus… Pour l'an prochain il faudra donc envisager un autre mode d'hébergement et probablement louer un lieu, car nous espérons attirer encore plus de monde.

L'ambiance était vraiment chouette. En plus des câlins, une version inédite et tout à fait improbable de “Magic in the air” a singulièrement élevé le moral. Beaucoup avaient amené des spécialités culinaires : fromages (en bonne part dévorés lors de la raclette du samedi soir), charcuterie, sucreries dont les guimauves emblématiques, mais aussi des bricelets, des tuiles aux amandes, une fondue au chocolat le vendredi soir… Le tout complété par un peu de salade, et arrosé d'une boisson coréenne³⁾. Il y en avait pour tous les goûts et tout le monde a pu se nourrir, en prenant en compte les divers régimes, restrictions alimentaires et allergies.

Zatalyz et YannK avaient amené le kakemono des stands, afin de montrer à toutes ce que ça donnait : le spadzura nous a regardé faire les fous tout le long de l'AFK. Elles avaient aussi ramené les badges et les stickers même si presque tout le monde était déjà équipé.

Neodarz et Neolinki ont fait une surprise à l'assemblée en commandant des gobelets personnalisés “AFK 2018”. Il y en avait pour tout le monde et un peu plus.

Le samedi après-midi a été consacré aux khanathons : des petits groupes se sont formés sur des problématiques particulières :

• Les mages se sont penchés sur le code du serveur, sur les chantiers à prévoir, sur comment arriver à compiler… pour se rendre compte qu'Aleajactaest avait déjà résolu avant l'AFK le problème de nombreuses librairies.
• Les sysadmins ont étudié les possibilités pour intégrer le projet Kiwano au serveur de jeu, Neolinki ayant travaillé sur le sujet, puis le bilan de l'infrastructure des serveurs a été posé, ainsi que les actions à envisager pour la suite.
• Les conteuses ont travaillé sur l'abord du monde de Khanat, profitant du regard des nouvelles. Cela a mis en lumière la complexité du monde (c'est normal, c'est un monde) et donné des pistes pour la rédaction du Guide du Khanat.

L'AG a ensuite eu lieu. Elle aurait dû démarrer à 18H mais des soucis techniques ont demandé plus de temps que prévu avant d'être plus ou moins résolus, afin que les personnes restées sur internet puissent suivre et partager. Les solutions basées sur Meet.jit.si sont encore assez aléatoires et plus ou moins fonctionnelles suivant les connexions de chacun. Il nous faudra trouver une alternative plus efficace pour l'an prochain… Si possible sans passer à une solution propriétaire. Et sans utiliser un Mac… un comble pour une assemblée de libristes… En plus des quinze personnes physiquement présentes à l'AFK, il y avait un membre de l'association en ligne, et quelques curieux⁴⁾.

Note : le compte-rendu publié ici est expurgé des noms d'état-civil. Une version administrative est accessible aux membres du Collège, pour les échanges avec la Préfecture.

L'assemblée générale a commencé par la désignation d'une présidente de séance (Zatalyz) et d'une secrétaire (Lyne).

L'association a participé à quelques évènements en 2017 et début 2018 :

• Journées Du Logiciel Libre à Lyon (2017, 2018)
• Rencontres Mondiales du Logiciel Libre à Saint-Étienne (2017)
• Capitole du Libre à Toulouse (2017)

Nous y avons tenu un stand. Des conférences ont aussi été présentées et sont, pour certaines, disponibles en vidéo. La rencontre avec le public a été profitable, cela a permis de mieux faire connaître le projet, de se rendre compte qu'il était favorablement accueilli. Des contacts ont aussi été noués, amenant à des partenariats informels avec d'autres associations et des particuliers. Ces rencontres ont aussi amené de nouveaux bénévoles au sein du projet.

Nous avons accueilli des bénévoles de façon régulière en ligne. Une deuxième dépêche pour Linuxfr.org a été publiée en mars 2018 ce qui a amené de nouvelles contributrices. Une dépêche est également en cours d’élaboration pour Zeste De Savoir.

Sur le serveur de jeu, le contenu s'est étoffé avec des quêtes, un village, divers objets équipables, des montures, des créatures, des éléments de décor et des bâtiments, la mise en place du set d'emote. Les outils posant toujours autant de souci, un travail de refonte a été mis en place et est actuellement en cours. Il est prévu de communiquer plus largement sur nos besoins en termes de compétences pour mettre ces outils en place. D'autres travaux de refonte sont en cours : gestion du shard via une librairie Python, mise en place de Django pour la partie web afin d'unifier les services et mettre en place les API.

L'installation du client et du serveur de jeu a été simplifiée grâce à un processus permettant de générer des images Docker.

Beaucoup de documentation a été rédigée cette année, entre autres sur comment participer. Une partie de la documentation a été traduite en anglais.

L'encyclopédie s'étoffe toujours mais de façon moins régulière et prolifique que les années précédentes. Des histoires dans l'univers de Khanat ont été écrites, mais là aussi, on constate un ralentissement et un manque de contributrices. Un « guide du Khanat » est en cours de rédaction, destiné à faire découvrir l'univers d'une façon plus fluide pour les nouvelles venues. Là aussi, le manque de contribution ralentit l'avancée du projet.

Le moral est bon.

Nous avons changé de banque pour domicilier les comptes au Crédit Agricole, qui nous proposait les meilleurs services en tant qu'association sans aucun frais. Nous avons ouvert un compte HelloAsso pour recueillir les dons et les adhésions en ligne. Nous avons aussi ouvert une équipe sur Liberapay afin de permettre à nos contributrices de recevoir des dons pour leur travail sur Khaganat ; il y a un compte sur Liberapay représentant l'association (via pendorid), mais pour le moment la somme est trop infinitésimale pour que ça soit intéressant de la reverser sur le compte bancaire.

Le rapport moral a été approuvé par l'assemblée générale à l'unanimité.

Au 31 décembre 2017, les comptes ont été clôturés avec un solde positif de 407,69 € (compte Paypal et compte bancaire). Il y a eu 753,68 € de dépenses et 543,55 € de rentrée.

Vous retrouverez plus de détails sur Le bilan financier de 2017.

Le rapport financier a été approuvé par l'assemblée générale à l'unanimité.

Pour l'année 2018, le rapport prévisionnel indique 600 € de dépenses et 600 € d'entrées, pour un solde équilibré.

Les frais prévus pour l'année 2018 concerneront :

• Le maintien des serveurs informatiques hébergeant nos services ainsi que le nom de domaine.
• L'impression de supports de communication pour les évènements auxquels Khaganat participera.

Les entrées sont constituées des dons et des adhésions.

Note : Lors de l'AFK, nous avons reçu 345 €. Dans les jours qui ont suivi, nous avons reçu quelques autres dons et nous avons un de nos contributeurs qui depuis des années nous donne 10€ par mois. Le tout cumulé, nous sommes arrivés à notre but de 600€, qui nous permet de financer les serveurs.

Le montant de la cotisation pour 2018 est fixé à 5€, les dons sont évidemment bienvenus et permettront d'assurer plus de sécurité financière, de financer quelques goodies et de payer les frais de celles qui se déplacent lors des évènements.

Le Collège a été renouvelé, avec un membre présent en 2017 qui n'a pas souhaité se représenter en 2018, et un nouvel arrivant pour 2018, pour un total de 8 membres.

Deux trésorières ont été nommées parmi ces membres. Le Collège désignera aussi son Tyran lors d'une réunion privée en ligne. Pour rappel, le Tyran, dont l'identité réelle est connue seulement des membres du Collège, est la personne chargée en cas de survenue d'une crise de toutes les décisions d'urgences, jusqu'à ce que son mandat soit révoqué par le Collège. Son but est de permettre de sortir des situations de crise ; en dehors de ça le mode de décision normal reste le consensus.

Les statuts ont été retravaillés et validés lors de l'assemblée générale. La version à jour est disponible en ligne.

Il a été noté de s'assurer que l'appel au don est valide auprès de la préfecture et peut-être d'en profiter pour demander une reconnaissance d'intérêt général.

Nous avons reçu quelques demandes de stages, dont certaines sont acceptables pour notre structure, il s'agira de voir ce que nous devons faire côté administratif pour recevoir des stagiaires.

Après cet interlude sérieux, nous avons repris papotages et câlins, avec en fin de soirée une longue discussion sur les symboles du Khanat : à quoi ressemble un panneau “danger” ? “Entrée” ? Les signes de direction ?

Le dimanche matin, nous avons aussi eu la chance de recevoir Tamarea, responsable de l'équipe d'animation sur Ryzom et l'un des piliers de ce jeu. C'était vraiment agréable de la rencontrer, à la fois pour celles qui sont joueuses (anciennes ou actuelles) sur Ryzom et pour discuter de notre partenariat et des possibilités sur Ryzom Forge, même si d'un côté comme de l'autre le manque de moyens financiers et techniques ralentit énormément nos efforts.

Puis chacune a pris le chemin du retour, avec parfois quelques détours, quelques arrêts chez des amies, un peu de covoiturage… rentrant chez soi avec des étoiles dans les yeux et de la chaleur dans le cœur, regonflée à bloc pour affronter tous les défis du projet.