L'AG approche (c'est samedi !) et l'association doit vous expliquer les données pour approuver le rapport financier.

Cet article aborde donc les finances de 2017.

Si vous suivez la page Budget sur le Wikhan, vous aurez peut-être constaté que les dépenses ont explosé en 2017 : nous sommes passé de 400 à 753€, ce qui n'est pas rien vu nos sources de revenu. Que s'est-il passé ?

Dans les principes de fonctionnement de Khaganat, nous avons décidé d'être transparentes sur notre budget. Certains détails n'ont pas à être publics (comme les noms des donateurs et combien chacun a donné), mais le résultat, lui, doit être en ligne ; c'est à ça que sert cette page budget. Jusqu'ici, quelques lignes suffisaient à expliquer d'où venait et où allait l'argent. 2017 mérite une explication un peu plus détaillée.

Nous avons commencé l'année plutôt bien :

• 457,06€ au 31 décembre sur le compte paypal,
• 160,76€ sur le compte de la BNP Paribas (transféré au Crédit Agricole en juin, lors du changement de banque)
• 35€ de cotisation lors de l'AFK 2017
• 508€ de dons sur l'année 2017, que ce soit en liquide lors de l'AFK, en paiement récurrent sur paypal (un donateur), en chèque ou en paiement unitaire (toujours Paypal)

Soit un solde total de 1161,37€ sur l'année, non mais yahooo, bravo.

Il faut quand même préciser que les dons ont augmenté quand, en septembre, il est apparu que nous n'allions pas pouvoir payer les serveurs jusqu'à l'AFK (date où la plupart des gens font leur don). Vous avez répondu à notre appel et généreusement, merci : parce-qu'à un moment ça commençait à sentir le roussi.

Passons maintenant aux dépenses :

• 537,82€ pour les serveurs
• 18€ pour le nom de domaine
• 14,42€ de frais bancaires
• 133,44€ de support de com
• 50€ de frais remboursés lors des RMLL

Là, “on” a un peu accumulé les boulettes. Par “on”, comprenez, au premier plan, Zatalyz¹⁾, qui avec sa compréhension foudroyante des chiffres, a cru que “ça passait” et a été très (trop) rassurante sur la capacité de Khaganat à financer certaines choses. Bon, dans les responsables, il y a aussi le reste du Collège, car ces dépenses ont été validées, mais peut-on leur reprocher d'avoir fait trop confiance ? Surtout vu le charisme formidable de la principale responsable : impossible de lui refuser quoi que ce soit ou même de douter un instant de ses paroles²⁾.

Mais reprenons l'historique.

Janvier 2017, l'année s'annonce belle, il y a de quoi payer les dépenses prévisibles durant un an, tout va bien.

Mars 2017, l'AFK a lieu, le bilan financier est validé en AG, les présents donnent et paient les cotisations, bref l'argent semble couler à flot et même si à ce stade, il y avait un peu moins de dons que l'année précédente, ça semblait largement suffisant pour couvrir les frais. Il est décidé, à cette occasion, de payer du support de communication pour améliorer la visibilité de Khaganat lors des évènements.

Ce support de communication est une première petite bêtise. Alors, certes, le kakemono rend bien et vu le prix, l'argent n'a pas été mal dépensé (66€). Les 200 autocollants ont aussi bien servi sur les stands, et il en reste après quatre évènements, donc c'était pas mal ; par contre lors du choix de la qualité des autocollants, nous n'avons pas souhaité faire trop pauvre, donc nous en avons eu pour 67,44€ (pour les 200 autocollants+frais de port, donc). C'est l'expérience qui rentre : en fait ces autocollants sont vraiment d'une super qualité, résistants très bien aux frottements, aux UV… sauf qu'au final comme goodies de stand il n'y pas besoin d'aussi bien. L'usage veut que les libristes recouvrent leur portables de ces autocollants d'un évènement à l'autre, si bien qu'avant d'être usé, le sticker est déjà passé sous un autre.

Ce n'était pas une grosse bêtise, mais nous aurions déjà pu dépenser moins de sous pour le même impact.

Ensuite il y a les frais bancaires : là, rien à faire et nous avons plutôt bien géré en changeant de banque avant que ces derniers ajoutent plus de frais. Reste les dons sur Paypal, qui se font toujours amputer de quelques centimes, ce qui finit par se comptabiliser. Mais enfin, il n'y a pas vraiment de solution, en dehors de proposer d'autres alternatives prenant moins de frais et c'est ce qui est mis en place, d'un côté avec Liberapay, de l'autre avec HelloAsso.

Pour le nom de domaine : Gandi abuse un peu. Nous avons commencé avec un nom de domaine à 14€/an ; en 2018 il nous est facturé 20,40€/an, ayant augmenté chaque année. OVH facture le renouvellement du .net à 15€/an actuellement… Donc, on pourrait économiser 5,40€ en transférant le nom de domaine. Cependant il y aurait d'autres choses à transférer au passage (mails, compris dans le pack gandi, règles DNS) et bien que ce soit faisable, il est probable que le temps de faire ces manipulations soit consacré à autre chose. À ce stade la dépense n'est pas catastrophique même si le principe chatouille un peu.

Nous arrivons aux 50€ pour les RMLL, début juillet. Pour rappel, lors des RMLL, Yannk, Zatalyz et Rollniak sont venus tenir le stand durant trois jours, avec Denis Salem et Linkmauve dans le coin (contributeurs par ailleurs). L'un de nos donateurs, avant le départ, nous avait fait un don de 50€ “pour les frais divers lors des RMLL”. Jusque là tout va bien… Sauf que méconnaissant les usages en matière de comptabilité, Zatalyz s'est contenté de virer les 50€ sur son compte et de retirer ça en liquide, puis s'en est servi pour payer les tickets de tram et quelques repas aux présents, sans penser à demander des notes de frais. Voilà, c'est mal, même si c'est avoué. Les quatre autres doivent pouvoir témoigner que l'argent a été dépensé dans le but noble de nourrir tout le monde, mais tout de même, ce n'est pas comme ça que ça marche en principe… Là aussi l'expérience rentre, nous le saurons que la prochaine fois, dans un cas similaire, il faut suivre le protocole suivant :

• Laisser les sous où ils sont
• Dépenser en sachant le montant de l'enveloppe, et en demandant à chaque dépense un justificatif
• Faire un joli papier demandant le remboursement plus le scan des justificatifs, mettre tout ça en ligne pour le suivi, garder les originaux dans le stock de documents de l'association
• Virer la somme officiellement comptabilisée via les factures à la ou les personnes qui ont fait les dépenses.

Enfin, les serveurs, et c'est là que la différence se fait un peu sentir : de 365,59€ en 2016 à 537,82€ en 2017. La simple lecture des factures ne suffit pas à comprendre comment tout s'est enchaîné pour arriver à un tel prix, donc voici une explication détaillée.

Janvier 2017, nous avons 2 serveurs qui tournent : Nuxru, un petit Kimsufi peu puissant qui nous sert principalement pour les sauvegardes (9,99€/mois HT) et Groska, serveur puissant sur lequel tournent tous nos services (24,99€/mois HT), pour un total de 34,98€/mois HT, soit 41,98€/mois TTC. Ce qui devait amener, sur 12 mois, à 503,71€ ; ce qui était déjà beaucoup par rapport aux revenus de base et aurait nécessité de demander plus de sous lors des dons de l'AFK, ou alors de prendre la décision de ne rien dépenser en support de com. La puissance de Groska était confortable, mais peut-être un peu gourmand côté finance³⁾. L'erreur de calcul n'est pas repérée, et un accord est même donné pour prendre une VPS afin de faire des tests ; elle ne fonctionnera qu'un mois, donc une dépense de 3,59€ mais ce n'était déjà plus une décision pertinente, car si elle avait tourné plus, cela aidait à agrandir le trou dans les comptes. Attention, cette VPS était utile sur un plan technique : en effet le serveur de jeu a besoin d'une ipv4 et de certains ports, ce qui fait que nous ne pouvions pas lancer deux serveurs de jeu (chacun dans sa VM) depuis le même serveur physique ; et à l'époque, Nuxru ne servait que pour de la sauvegarde et ne permettait donc pas d'héberger des VM. Mais sur le plan comptable, c'était plus discutable.

Là dessus, nous avons eu une suite de pépins techniques touchant Groska. Nous avons essayé, pendant plusieurs mois, de comprendre ce qui se passait, sans arriver à rien. Au retour des RMLL et après une énième panne, la décision a été prise de migrer en urgence sur un autre serveur (Murbaz) : ça sentait bien le problème matériel.

“En urgence” reste relatif car entre les difficultés techniques et les disponibilités des sysadmins, il aura fallu plus d'un mois pour migrer. Ce qui a rajouté divers frais :

• frais d'ouverture d'un serveur : 9,99€ HT
• pendant juillet et août, paiement des trois serveurs, le temps du transfert (environ 42€ TTC en plus)

Murbaz étant moins puissant que Groska, la facture diminue ensuite. Sauf que Kimsufi décide, à partir de décembre, de rajouter 1€ HT à chaque serveur. Cela a été un peu amorti en décembre car à cause de soucis sur le réseau OVH nous avons pu obtenir une réduction sur le prix de Murbaz (donc, au final, même prix qu'avant sur le mois en question !). Mais depuis janvier 2018, la location de Murbaz et Nuxru nous revient à 38,38€ TTC par mois. Soit, à l'année, 460,51€ TTC.

Et voilà donc l'explication de nos péripéties financières sur 2017.

Oui et non… Nous pourrions revoir nos exigences à la baisse et donc diminuer notre besoin de puissance serveur, mais cela demanderait des choix différents.

Le serveur de jeu n'a pas besoin d'être très costaud pour tourner, mais moins il a de puissance, plus le temps de compilation est long, ce qui augmente les périodes d'indisponibilité. Ce n'est pas très grave vu que c'est un serveur de test, il n'a pas besoin d'être toujours en ligne, et puis nous ne le recompilons pas toutes les semaines.

Nous avons aussi fait le choix d'héberger notre forge logicielle (gitlab), car nous avons des dépôts très volumineux, en particulier à cause des assets graphiques et sonores : il ne nous semblait pas honnête de mettre ça chez Framasoft. Quand à passer sur Github… c'est faisable, bien sûr ; cela va à l'encontre de notre souhait de s'émanciper des grands organismes centralisateurs qui ont une légère tendance à se faire du pognon sur le dos de leurs usagers (et sur leur vie privée), mais bon, Github n'est pas le pire. Par contre, cela voudrait dire transférer à la main tous les tickets (il n'y a pas de système d'export/import assisté à ma connaissance) et qui souhaite le faire ? Gitlab est un de nos services gourmand en ressources, qui demande un peu de puissance, ainsi que du temps de maintenance, aussi le virer peut être une idée, mais un transfert va demander du temps et jusqu'ici, il n'y a pas eu de consensus (ni sur le transfert, ni sur qui s'en chargerait).

Nous hébergeons un Etherpad ; là encore il y a une volonté de désengorger Framasoft (qui sature parfois avec le nombre de personnes utilisant ses services et qui n'a pas vocation à héberger tout le monde), et puis c'est fort pratique, en tant qu'admin, de pouvoir lister les pads et ainsi retrouver l'adresse de certains. Mais là aussi, nous pourrions gagner un peu de puissance serveur et de temps de maintenance en déléguant la gestion à un autre organisme.

Nous avons un nextcloud : Zatalyz a tenté à plusieurs reprises de le virer, mais il est régulièrement utilisé, demandé, bref il correspond à certains usages et certaines demandes, et ça parait pertinent de le garder. Il est configuré pour ne pas prendre trop de ressources ; d'ailleurs il rame à mort quand plus de trois personnes s'y connectent. Ce service sera difficile à déporter.

Enfin, le gros de nos services restants concerne les wikis. Ils tournent actuellement avec peu de puissance ; vous avez d'ailleurs pu remarquer que par moments, ça rame un peu, par rapport à quand ils étaient sur Groska. Ils demandent un peu trop pour être sur une VPS, mais assez peu pour rester sur Nuxru.

Le reste de nos services est soit déjà hébergé ailleurs (visioconférence, chats) soit d'un impact si limité qu'héberger ici ou ailleurs ne changerait rien (forum, diverses pages et petits outils).

Enfin, il y a la question de la sauvegarde.

Actuellement, les deux serveurs se sauvegardent l'un l'autre. Nous avons quelques centaines de Go de sauvegarde. En cas de crash, renvoyer cette quantité de données depuis un serveur pro est relativement rapide ; depuis un serveur derrière une connexion ADSL, ce serait la misère (nous avons aussi des solutions de ce genre en sécurité, mais nous espérons ne pas avoir besoin de les utiliser). Avoir 2 serveurs physiques nous permet aussi d'avoir deux serveurs de jeu pour les tests, en attendant d'arriver à modifier la façon dont fonctionne son réseau pour pouvoir les héberger dans 2 VM sur le même serveur.

Pour autant, que ce soit pour la sauvegarde ou les tests de serveur de jeu, deux serveurs de la taille de Nuxru suffiraient. Ce qui ne ferait plus que 26,38€/mois TTC, soit 12€/mois d'économie, soit 144€ par an. Mais cela se ferait en perdant du confort, des possibilités de tests, et en étant forcé de faire héberger par des tiers nos dépôts et etherpad.

L'AG de 2018 n'est pas encore passée, ce bilan demande donc à être validé, ainsi que les choix à faire pour 2018. Mais, si vous participez à l'AG, vous avez à présent tous les éléments pour comprendre ce qui s'est passé en 2017, pourquoi nos dépenses augmentent autant, et si à l'avenir nous tentons de réduire nos frais… ou de collecter plus de sous.