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Auteur Sujet: AFK 2018, Khanathon en direct !  (Lu 816 fois)

Zatalyz

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AFK 2018, Khanathon en direct !
« le: 09 décembre 2017 à 21:35:20 »
Le marronier annuel recommence !  Pour celles qui connaissent déjà le principe et veulent aller à l'essentiel :  https://framadate.org/tch9eu3Tqa6H3lEi, date limite 31 décembre 2017.

Une AFK (away from keyboard) est un moment où l'on se retrouve, non plus derrière nos écrans, mais tous ensemble le temps d'un week-end. Nous en organisons au moins une par an, officiellement, afin de faire l'assemblée générale de l'association. Mais ce n'est jamais que ça : c'est aussi un grand week-end à faire plein de choses en rapport avec Khaganat et nous amuser ensemble.

Les AFK sont ouvertes à toute personne interessée par Khaganat ; si vous avez demandé à recevoir notre "newsletter", vous recevrez même un mail pour vous tenir informé (l'un des 3 mails annuels...). Les seules contraintes sont :
  • Nous prévenir que vous venez (le lieu dépend du nombre de gens qui viennent)
  • Pouvoir vous rendre sur le lieu de l'AFK (s'il y a besoin d'une voiture pour rejoindre le lieu à partir d'une gare, on se débrouille toujours)
  • Participer aux frais d'organisation ; cela peut être d'amener de quoi manger, ou s'il nous faut louer un lieu, payer un peu... Si vous avez des soucis d'argent, on en discute, ne vous limitez pas pour ça.

Pour celles qui ne peuvent pas venir
Avec un peu de chance, nous avons de l'ADSL, et on branche une webcam sur Framatalk le temps de l'AG. Vu le programme, on sera aussi en ligne, probablement, vu qu'on aura des ordis. Mais vous ne pourrez pas goûter à la raclette et aux guimauves  :alcoolo:

Pour celles qui ne veulent pas montrer leur tête
Z'avez le droit d'être timide, z'avez pleins de bonnes raisons de ne pas vouloir venir à une AFK. Ne vous sentez pas obligée, c'est juste un bon moment entre amies, ce qui est nécessaire à la vie du projet se passe de toute façon en ligne.

Le programme pour 2018
Au vu de l'organisation sur les dernières AFK et des propositions de la réunion d'hier, voici ce que je vous propose :
- Vendredi soir, on se retrouve pour ceux qui arrivent à ce moment, et suivant qui est là à 21h, soirée JDR Khanat.
- Samedi, réveil en douceur, papotage, on mange quand on veut... et je propose que la journée soit consacrée à deux ateliers en parallèle :
  • Hackathon : coder des trucs pour Khaganat !
  • Khanathon : remplir l'UM1 en inventant des histoires, des bêtes, etc.
Ces deux activités demandent un ordinateur, si c'est possible... l'idée est de profiter d'être ensemble pour se motiver à bosser comme des dingues. Enfin, des dingues de Khaganat, c'est à dire en prenant le temps de papoter, de faire d'autres choses, etc.

À 18h, tout le monde devrait être là, donc je propose l'assemblée générale à ce moment. Il s'agit de valider les comptes, valider le bilan moral, de vérifier qui est membre de l'association (rappel : ce n'est pas une obligation, même pour venir à l'afk), qui est membre du collège, qui est tyran pour l'année à venir, puis une fois tout ça fait, discuter des projets à venir et en particulier de ce qu'on va financer. Pour spoiler, si nous avons le budget, j'aimerais que nous fassions un don à Jabberfr qui va nous héberger le chat (dès que j'aurais réglé un souci technique à la con...). Enfin, bon, de toute façon ce qui concerne l'AG devrait être en ligne avant cette dernière ; en effet, vous pouvez aussi être membre sans venir à l'AFK et dans ce cas, il faut que vous puissiez donner votre avis.

À 20H au plus tard on fini l'AG, histoire de manger (c'est une astuce : s'assurer que la faim ne nous fera pas passer des heures sur des trucs formels).

Ensuite pour la soirée... suivant les motivations, on continue le Khanathon ou autre !

Le dimanche, la plupart des gens partent après le repas de midi, donc rien de prévu officiellement, on fera suivant l'inspi.

Le choix de la date et du lieu
Le lieu dépend de qui vient : il faut que ça puisse accueillir tout le monde. Donc la première chose à faire est de remplir ce Framadate. Si vous souhaitez venir, vous mettez votre pseudo, les dates où vous êtes dispo, et on trouve ensuite la date où le maximum de gens peuvent être là.
-Si il n'y a rien dans votre agenda, vous marquez oui (le truc vert).
-Si il n'y a rien, mais que c'est le week-end avant votre mariage et que vous préfèreriez le passer à autre chose, vous cliquez sur (si nécessaire) (le truc orange), cela indique que vous n'êtes pas sûr d'être libre et que dans l'absolu vous préfèreriez que ce soit pas là, mais que s'il n'y a pas le choix, vous vous libérerez sans doute.
-Enfin, s'il y a des week-ends où vous savez déjà que vous ne serez pas libre (l'anniversaire de votre maman, une autre AG, vos vacances dans ce gîte si joli), alors vous cliquez non (le truc rouge).

J'ai mis juste le samedi, car le moment où il "faut" être là, c'est de 18h à 20h, le samedi, pour l'AG ; pour le reste on verra avec les présents quand chacun arrive et repart. Certaines AFK ont des prolongations !

Date limite de vote : 31 décembre 2017
Après on dépouille et on organise.

Pour le lieu :
Si quelqu'un a un lieu gratuit à proposer (avec couchage pour toutes), même s'il est un peu difficile d'accès, il sera privilégié.
Sinon, on va essayer de trouver un endroit qui fasse autant d'heure de route à tous les présents (quelque soit le mode de transport), un juste milieu. Il y aura forcément assez de gens à venir en voiture pour faire un aller-retour aux gares/aéroports.
On cherchera aussi un endroit pas trop cher, genre gîte de groupe, ce qui permet de faire la cuisine (ça réduit les coûts).

Note personnelle : je suis dans une mouise financière assez sévère, donc je préfère vraiment un lieu gratuit, quitte à dormir dans la tente et dans la neige.

Préparation de l'AG
Je serais très heureuse d'avoir un coup de main en amont pour préparer ce qui suit :
- Bilan financier
- Investissements à prévoir pour l'année qui viens
- Montant optimal des dons (en gros, si tout le monde met X euros, on boucle le budget... Combien fais X ?)

- Bilan moral
- Bilan de ce qu'on a fait cette année et ce qu'on prévoit de faire pour la suite
- Ce qui peut manquer, et comment le trouver.

S'il est possible aussi de refaire le point sur les statuts, aussi... C'est un chantier qu'on repousse sans cesse, mais ce serait bien de mettre à jour suivant la réalité du terrain, et de faire valider les changements au cours de l'AFK.

Lod

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Re : AFK 2018, Khanathon en direct !
« Réponse #1 le: 10 décembre 2017 à 11:36:20 »
Je veux bien me charger des 3 premiers points listés avec tes corrections Zatalyz,
Pour les 3 derniers points, je pense que Yannk et Lyne sont les plus appropriés puisque, à mon avis, les plus présents. C'est mon avis, je n'oblige personne.

Zatalyz

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Re : AFK 2018, Khanathon en direct !
« Réponse #2 le: 10 décembre 2017 à 17:48:02 »
Merci Lod, c'est avec plaisir que j'accepte ton aide.

Pour info, j'ai eu Denis Salem sur Diaspora, il a aussi laissé un message sur le Framadate :
Citation de: Denis Salem
Possibilité d'héberger l'AFK chez moi si il n'y a pas trop de monde.
Chez moi, c'est en Lorraine, à 30 minute de Nancy. Une modeste contribution pour la bouffe est la bienvenue, mais pas obligatoire. :)

Ça sera l'occasion pour Rollniak de récupérer les serveurs que je lui ai mit de côté!

De mon côté j'espère qu'on sera le bon nombre pour aller chez lui, ce sera l'occasion de le revoir  :D

Zatalyz

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Re : AFK 2018, Khanathon en direct !
« Réponse #3 le: 04 janvier 2018 à 22:17:02 »
La date limite pour le sondage est passé, la date qui se détahe pour l'organisation de l'afk est le week-end du 7 avril avec potentiellement tout le monde disponible. Bloquez déjà cette date !

Je vous propose de faire le point demain 5 janvier, à 21h30, sur le canal irc #khanat. Si vous venez plus tôt, à 21h y'a le point hebdo comme d'habitude ;)

Zatalyz

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Re : AFK 2018, Khanathon en direct !
« Réponse #4 le: 05 avril 2018 à 10:34:29 »
Un petit bilan, c'est samedi l'AG !

Côté organisation
Celles qui viennent en présentiel savent tout ce qu'il y a à savoir (mail récapitulatif envoyé). Pour les autres qui souhaiteraient suivre l'AG, je vous propose de garder un œil sur IRC dans l'après-midi, et de nous rejoindre à 18h sur notre salon de vidéoconférence. Nous tenterons de mettre la caméra et le micro en place, mais je ne peux pas vous garantir la qualité ni même si ça marchera bien ; nous déléguerons aussi une personne sur place pour relayer vos demandes, questions et remarques sur le canal #khanat. Notez bien que vous pouvez être membre de l'association, voter et vous faire élire au collège même sans être physiquement à l'AG : la seule obligation étant d'être présente au moins en ligne au moment du vote (il n'y a pas de délégation de vote possible).

Rapport moral et financier
Y'a foule pour rédiger ces trucs... et vous êtes censés les avoir avant l'AG, afin qu'au moment de l'AG il s'agisse surtout de valider.
Le rapport moral est sur un pad : https://pad.khaganat.net/p/AG2018 donc vous pouvez le compléter.
Pour le rapport financier, j'ai rédigé il y a déjà un moment de ça une publication destinée au blog (car il y a pas mal de choses à expliquer), mais que je n'avais pas finalisé sur quelques aspects : je le fais, et je publie dans la foulée. Ce sera donc, d'ici ce soir, sur https://khaganat.net/blog/fr:blog:post_044

Note : je précise que le bilan financier n'aurait pas été possible sans l'immense travail de Lodnexus, qui a patiemment épluché les comptes et rendu tout ça lisible, et qui a géré le transfert de banque.
« Modifié: 05 avril 2018 à 11:28:26 par Zatalyz »

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