AFK est un terme largement utilisé sur internet, acronyme de Away From Keyboard (loin du clavier). Généralement, on dit qu'on est “AFK” sur les chats, lorsqu'on quitte un moment l'écran et les discussions qui s'y déroulent.

Au sein de l'association Khaganat, nous organisons aussi des rencontres “AFK”, où nous délaissons claviers et écrans pour nous retrouver physiquement dans un même lieu, pour partager un bon moment sans l’intermédiaire des ordinateurs.

Une AFK annuelle sert d'excuse pour organiser l'assemblée générale de l'association¹⁾. Nous nous retrouvons alors pour un week-end à manger pleins de bonnes choses (dont de la guimauve), à rigoler, à rêver ensemble et parfois même à jouer avec de la pâte à modeler.

Nous organisons au moins une AFK par an, officiellement, afin de faire l'assemblée générale de l'association. Mais ce n'est jamais que ça : c'est aussi un grand week-end à faire plein de choses en rapport avec Khaganat et nous amuser ensemble.

Les AFK sont ouvertes à toute personne interessée par Khaganat ; si vous avez demandé à recevoir notre “newsletter”, vous recevrez même un mail pour vous tenir informée (l'un des 3 mails annuels…). Les seules contraintes sont :

• Nous prévenir que vous venez (le lieu dépend du nombre de gens qui viennent)
• Pouvoir vous rendre sur le lieu de l'AFK (s'il y a besoin d'une voiture pour rejoindre le lieu à partir d'une gare, on se débrouille toujours)
• Participer aux frais d'organisation ; cela peut être d'amener de quoi manger, ou s'il nous faut louer un lieu, payer un peu… Si vous avez des soucis d'argent, on en discute, ne vous limitez pas pour ça.

Pour celles qui ne peuvent pas venir : avec un peu de chance, nous avons de l'ADSL, et on branche une webcam sur Framatalk le temps de l'AG. Vu le programme, on sera aussi en ligne, probablement, vu qu'on aura des ordis. Mais vous ne pourrez pas goûter à la raclette et aux guimauves :alcoolo:

Pour celles qui ne veulent pas montrer leur tête : z'avez le droit d'être timide, z'avez plein de bonnes raisons de ne pas vouloir venir à une AFK. Ne vous sentez pas obligée, c'est juste un bon moment entre amies, ce qui est nécessaire à la vie du projet se passe de toute façon en ligne.

De la date dépend le reste. Aussi, un message sur le forum demande aux participantes de choisir une date assez en amont (généralement avant le 31 décembre).

Pour choisir une date, nous utilisons Framadate.

Si vous souhaitez venir, vous mettez votre pseudo, les dates où vous êtes dispo, et on trouve ensuite la date où le maximum de gens peuvent être là. Si vous ne souhaitez pas venir, ignorez ça !

• Si il n'y a rien dans votre agenda, vous marquez oui (le truc vert).
• Si il n'y a rien, mais que c'est le week-end avant votre mariage et que vous préféreriez le passer à autre chose, vous cliquez sur (si nécessaire) (le truc orange), cela indique que vous n'êtes pas sûr d'être libre et que dans l'absolu vous préféreriez que ce soit pas là, mais que s'il n'y a pas le choix, vous vous libérerez sans doute.
• Enfin, s'il y a des week-ends où vous savez déjà que vous ne serez pas libre (l'anniversaire de votre maman, une autre AG, vos vacances dans ce gîte si joli), alors vous cliquez non (le truc rouge).

Le Framadate contient uniquement les samedis (AG le soir), mais songez que vous pourrez probablement arriver le vendredi et repartir le lundi.

Une fois la date décidée, on sait combien de personnes vont venir (à 10% prêt) et donc combien de place il faut prévoir.

Si quelqu'un a un lieu gratuit à proposer (avec couchage pour toutes), même s'il est un peu difficile d'accès, il sera privilégié.

Sinon, nous essayons de trouver un endroit qui fasse autant d'heure de route à toutes les présentes (quel que soit le mode de transport), un juste milieu. Il y aura forcément assez de gens à venir en voiture pour faire un aller-retour aux gares/aéroports.

Nous cherchons aussi un endroit pas trop cher, genre gîte de groupe, ce qui permet de faire la cuisine (ça réduit les coûts).

Pensez qu'une partie des membres de Khaganat sont dans des situations très précaires, et que l'association n'a pas encore les fonds pour offrir le voyage et l'hébergement. Tout ce qui réduit les coûts aide à ce que tout le monde puisse profiter de l'AFK.

Le moment où il faut être là, c'est de 18h à 20h, le samedi, pour l'AG ; pour le reste, on adapte avec les présentes quand chacune arrive et repart.

La plupart du temps, les gens arrivent peu à peu à partir du vendredi après-midi et repartent le dimanche après-midi. Certaines jouent les prolongations, avec l'accord de leurs hôtesses.

• Trouver et au besoin réserver un lieu.
• Voir comment chacune peut le rejoindre : organisation des covoiturages, lignes de transport en commun…
• Repas : prévoir des plats, du vendredi soir au dimanche midi, la liste de courses, les ustensiles
• Répartir les tâches et qui amène quoi

• Bilan financier
• Investissements à prévoir pour l'année qui vient
• Montant optimal des dons (en gros, si tout le monde met X euros, on boucle le budget… Combien fait X ?)

• Bilan moral
• Bilan de ce qu'on a fait cette année et ce qu'on prévoit de faire pour la suite
• Ce qui peut manquer, et comment le trouver.

Écrire tout ça et le faire passer à l'association, si possible quelques semaines avant l'AG, afin que la validation soit rapide.