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Auteur Sujet: AFK 2017 et Assemblée Générale  (Lu 712 fois)

Lyne

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AFK 2017 et Assemblée Générale
« le: 27 janvier 2017 à 22:24:49 »
Il paraît que, comme les marronniers, l'AFK refleurit tous les ans. Enfin, surtout l'AG de l'association, parce qu'on a quand même réussi à faire au moins 2 AFK en 2016.
Cette année encore, il faut donc choisir une date et un lieu, le second dépendant de la première et surtout des participants intéressés (comme tous les ans, il faudra trouver un subtil équilibre entre le logement, les possibilités d'accès, etc...).

Pour choisir la date, il y a un sondage ouvert là (https://framadate.org/twpHVyyaewq6BODU), avec les samedis uniquement (l'AFK se fait sur le week-end, mais je ne maîtrise pas assez Framadate pour lui faire avaler "le week-end des...").
En gros, j'ai mis tous les week-ends de début mars à fin mai, sauf celui du 1er avril parce que c'est là qu'auront lieu les JDLL. Et pour ceux qui ne suivent pas l'actualité, les week-ends des 15/04, 29/04 et 06/05 sont des week-ends de 3 jours (sans préjugé du fait que ça puisse être un avantage ou un inconvénient).

Rappel du principe pour les petits nouveaux, et pour les vieux qui ont oublié :old: :
"Oui" veut dire que vous êtes sûrs de venir, malgré vent, neige, marée, monstres aux dents vertes etc...
"Non" veut dire que y'a vraiment pas moyen, même si on vous soudoie à la guimauve ou qu'on menace de lâcher pendorid dans votre tiroir à lingerie.
"Peut-être" indique que vous n'en savez rien, mais qu'a priori pourquoi pas, sauf si changement d'ici là, ou si vraiment c'est trop loin... Bref, peut-être quoi...

Et si vous voulez plus de détails, vous pouvez aussi regarder les explications de Zatalyz de l'an dernier (https://khaganat.net/forum/index.php/topic,482.0.html).

Dernier point important : vous avez jusqu'au 19/02/2017 pour répondre. Et si on part sur une date début mars, va falloir faire vite pour trouver le lieu... A vos calendriers !


Scoui

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Re : AFK 2017 et Assemblée Générale
« Réponse #1 le: 26 février 2017 à 14:46:53 »
Coucou les accros au clavier,

Maintenant qu on a fixé la date on devrai peut etre faire le point sur où/quand/comment on arrive, histoire de savoir quels billets de train prendre.

dododurio

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Re : AFK 2017 et Assemblée Générale
« Réponse #2 le: 28 février 2017 à 16:40:41 »
euh du coup c'est quelle date :o ?

Scoui

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Re : AFK 2017 et Assemblée Générale
« Réponse #3 le: 02 mars 2017 à 08:50:44 »
Le 25 normalement.

Rollniak

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Re : AFK 2017 et Assemblée Générale
« Réponse #4 le: 03 mars 2017 à 00:01:04 »
Bonjour, quelque soit la date, il faut me confirmer ces informations :
  • Qui vient dormir chez moi (limite de 5 personnes accueilli en plus de coloc et moi)
  • Apporter son sac de couchage
  • Prévoir ses repas (Il n'y a pas de four | Un supermarché a 100 mètres)
  • Prévoir des affaires de salle de bain :D
  • Me transmettre vos coordonnées téléphonique (Pour vous accueillir au métro ou vous garer)
  • Vous rangerez vos sac et manteaux a l’entrée
  • Coloc et moi sommes ravie de vous accueillir pour cette AFK

Lyne on se retrouve chez toi en journée :D
« Modifié: 03 mars 2017 à 08:18:57 par Zatalyz »
Système d’exploitation : OpenSuSE
Éditeur de texte : Vim

Zatalyz

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Re : AFK 2017 et Assemblée Générale
« Réponse #5 le: 03 mars 2017 à 09:41:00 »
Atelier

Dans les activités prévues, cette année ce sera enregistrement sonore ! Il est temps de mettre un peu de son dans le Khanat. Je vous invite à lire https://khaganat.net/wikhan/fr:liste_son_jeu et à écouter les sources que nous avons déjà sur https://git.khaganat.net/khaganat/khanat-sound-source (Nomys me signale qu'on a déjà pas mal de cris en tout genre). Nous essayerons de compléter cette liste. Si vous avez envie de faire des bruits de scoui, envisagez tout un panel sonore pour le scoui ;)

J'ai noté les conseils de base de Nomys ici : https://khaganat.net/wikhan/fr:prisedeson

Rapport de comptes
Nous sommes sensé expliquer en public nos comptes... désolé, ça n'a pas été fait jusque là, et je ne sais pas encore quelle forme ça doit prendre pour être bien. Je fais un test ici ; ça éviteras qu'on s'y attarde trop lors de l'AFK.

En 2016 (du 1er Janvier au 31 décembre), voici le bilan.

Il nous restait 559,31€ de l'année 2015, grâce à une gestion draconienne des dons et beaucoup moins de frais avec les VPS (mais bon, les VPS, c'est pas idéal pour la production).
Nous avons eu 13 donateurs dont 12 cotisants à l'association (et oui, adhérer à l'association est une forme de don) ;  notre plus gros donateur nous a donné 120€ sur l'année. La moyenne des dons tourne à 30€, avec de sacrés écarts entre les donateurs (entre 5 et 120€ donc  ^^ ), plus des donateurs anonymes sur Liberapay mais je n'ai pas compté cette source-là dans l'exercice parce que nous n'avons pas encore assez pour transférer sur notre compte. Je remercie chacun d'entre vous pour cet apport conséquent, qui permet de faire des bons choix au niveau infrastructure et communication. Nous avons eu en rentrée d'argent 2016, via ces dons, 390€.

Côté sortie, nous avons dépensé 400,52€. Les sorties étaient en grande partie sur la partie informatique : nom de domaine, serveurs (382,39€), le reste pour les frais bancaires (paypal+un virement du compte bancaire vers paypal = 18,13€).

Il nous reste, en clôture d'exercice, 548,79€.

Pour le prévisionnel 2017, nous espérons autant voir plus de dons, mais cette fois on va dépenser plus d'argent ! Nous avons déjà investi une partie de la somme dans du matériel de communication (ce qui fera 130€ en tout). Nous avons une dépense assurée de 520,56€ pour les serveurs (nous sommes passés à 2 kimsufi). Comme nous avons prévu de nous montrer plus dans les conventions, il y aura sans doute des frais autour de ça (encore des autocollants !).

J'espère aussi arriver, à un moment, à mener quelques campagnes de financement pour certains de nos contributeurs, afin de leur dégager du temps pour qu'ils puissent nous aider autant qu'ils le souhaitent ou qu'ils puisse se payer le matos qui leur permettra de bosser encore mieux (là, je pense à l'ordi de YannK, oui oui). Mais c'est compliqué...

Je remercie Lodnexus, qui m'a bien assisté pour ce bilan, et que je proposerais bien comme trésorier lors de l'AFk  :D

Concernant le compte bancaire : nous sommes toujours à la BNP, malgré le fait que les conditions n'y soient pas idéales (pas d'accès à distance, donc virement via le guichet vers paypal, impossible de consulter le solde sans aller au guichet ou sans appeler un numéro surtaxé, possibilité qu'en plus des frais mensuels arrivent...), tout simplement parce que toutes les trésorières ont procrastiné à mort. Voilà, et zut :P

Organisation
Concernant l'organisation pratique de l'AFK, déjà on confirme la date et le lieu : Bouloc (vers Toulouse), le samedi 25 mars et dimanche 26 mars, avec la partie AG le samedi soir (heure à préciser pour ceux qui veulent y assister en ligne). Nous essayerons de faire comme l'an dernier, une visioconférence avec un micro et une caméra sur le groupe des présents, mais c'est quand même mieux d'être sur place.

Pour les heures d'arrivée... Que chacun fasse comme il peut ! Je vous propose de reparler un peu de ça ce soir.

Pour les repas, afin de limiter les dépenses, je propose que chacun amène un ou deux plats. En théorie, un plat est pour 4 personnes, dans la pratique je constate que dans ce genre de proposition on a toujours plus à manger que prévu, je fais donc confiance à la générosité de chacun pour qu'on se nourrisse bien ! Si jamais ça ne suffit pas, je prévoie 2 kg de pâtes  ;)

Rollniak et Lyne nous hébergent, Shepeng va aussi venir avec un camping-car, et enfin il y a un jardin pour planter la tente, pour les plus courageux (brrrr), donc il devrait y avoir assez pour dormir. Prévoyez aussi un sac de couchage, serviettes de toilette, brosse à dent, pyjama (enfin, on sera en groupe donc s'il vous plait, pas de fesses à l'air :P ), pantoufles. Suivant la répartition des personnes, peut-être prévoir quelques matelas gonflables. Pensez aussi à prendre du liquide pour la cotisation/les dons, ou à la/les payer en ligne ; si vous faites un chèque, attrapez-moi avant la fin de l'afk pour que je l'endosse et le mette dans une enveloppe... Sinon j'ai un peu tendance à les oublier (pas bien !!!!).

Il devrait y avoir 2 voitures et leur conducteur, au minimum, donc aller chercher les gens à la gare/l'aéroport et faire la navette entre les différents lieux de dodo ne posera pas de problème.

Zatalyz

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Re : AFK 2017 et Assemblée Générale
« Réponse #6 le: 03 mars 2017 à 09:53:43 »
L'Assemblée Générale
J'ai oublié quelques détails... et en particulier de repréciser les modalités de l'AG. Je vous invite à relire les statuts (qui auraient peut-être besoin d'évoluer).

Vous avez eu le bilan comptable plus haut, pour le bilan moral, faut que je le fasse... ou qu'un autre s'y colle, hein. Enfin bref, pour résumer, non seulement tout va bien, mais en plus on continue de s'amuser comme des fous et on a de belles perspectives.

La cotisation devrait être fixée, comme l'an dernier, à 5€ par adhérent. Être adhérent vous permet d'élire les membres du collège, et d'en être un vous-même si vous le souhaitez ; ce n'est pas une obligation pour participer au projet. Vous pouvez aussi compléter l'adhésion par un don, j'apprécie énormément  ^^

Si vous souhaitez être membre du Collège, c'est à dire avoir un peu plus de devoirs (genre répondre aux mails et voter pour élire les trésorières et le tyran), c'est le moment de vous renseigner sur ce que ça implique. Et en théorie de proposer votre candidature, mais ça fait clairement partie des choses à faire évoluer dans les statuts...

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