Table des matières
Budget
Combien coûte le projet par an ?
Nous payons principalement :
- Deux serveurs, qui se sauvegardent l'un l'autre et hébergent de chaque côté quelques services (Numenaute, 40,00€/mois en 2022)
- Le nom de domaine khaganat.net auquel une boite mail est associée (Gandi, 20,40€/an en 2022, le .net ayant augmenté depuis le début…)
Nous avons aussi quelques frais liés au compte bancaire et à paypal, que nous essayons de réduire au minimum, mais ces filous sont acharnés.
Nous utilisons aussi une partie du budget pour du support visuel (badges, kakemono, flyers, etc), suivant nos moyens.
Enfin nous essayons de défrayer nos bénévoles de temps en temps. En 2020, nos recettes ne permettent pas encore de tout défrayer, mais c'est un des objectifs.
Budgets par années
Budget Clos : ANNEE 2023
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| Libellé | Revenu annuel en euros TTC |
|---|---|
| Solde de 2022 | 1366,29 |
| Dépenses | |
| - Serveurs | 440,00 |
| - Nom de domaine | 22,44 |
| - Frais bancaires | (Néant) |
| - Matériel de com | (Néant) |
| - Défraiements | (Néant) |
| - Soutien à un partenaire | (Néant) |
| Dépenses Sous-Total | 462,44 (-) |
| Revenus | |
| - Cotisations | 50,00 |
| - Dons | 553,40 |
| - Ventes | (Néant) |
| - Remboursement frais bancaires | (Néant) |
| Revenus Sous-Total | 603,40 |
| TOTAL [solde N-1 + Revenus] - Dépenses | 1507,25 |
Nota : le solde est réparti entre le compte bancaire (1248,05 €) et Paypal (259,20 €).
Au 01/01/2023, le solde était de 1366,29 €. Au 31/12/2023, le solde était de 1507,25 €.
Le bilan pour l'exercice est donc positif, avec 140,96 € d'excédent.
Les dépenses totales pour l'année s'élèvent à 462,44 €, essentiellement pour payer les serveurs. Le reste concerne le nom de domaine. Nous avons pratiquement divisé par deux ce montant, puisque l'an dernier, nous avions payé les serveurs en double une partie de l'année.
Les recettes viennent encore cette année exclusivement des dons et cotisations, pour un montant total de 603,40 €, en légère baisse par rapport à 2022 (690,87€) où nous avions réintégré de l'argent resté bloqué sur HelloAsso.
À noter que deux virements Liberapay nous sont encore parvenus cette année, mais ce mode de paiement n'est plus proposé désormais.
Budget Clos : ANNEE 2022
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| Libellé | Revenu annuel en euros TTC |
|---|---|
| Solde de 2021 | 1414,10 |
| Dépenses | |
| - Serveurs | 710,28 |
| - Nom de domaine | 20,40 |
| - Frais bancaires | (Néant) |
| - Matériel de com | (Néant) |
| - Défraiements | (Néant) |
| - Soutien à un partenaire | 40,00 |
| Dépenses Sous-Total | 770,68(-) |
| Revenus | |
| - Cotisations | 70,00 |
| - Dons | 620,87 |
| - Ventes | 32,00 |
| - Remboursement frais bancaires | (Néant) |
| Revenus Sous-Total | 690,87 |
| TOTAL [solde N-1 + Revenus] - Dépenses | 1366,29 |
Nota : le solde est réparti entre le compte bancaire (1107,09 €) et Paypal (259,20 €).
Le bilan pour l'exercice est donc positif de 211,39 €. Un retour à l'équilibre bienvenu après l'année 2021 qui était déficitaire : on vous explique comment on a fait plus bas.
Les dépenses totales pour l'année s'élèvent à 770,68 €, et sont constituées quasi-exclusivement par le coût des serveurs. Le reste étant représenté par le nom de domaine, et le don que nous faisons à Jabber pour les remercier d'héberger nos salons de discussion. Ces dépenses sont supérieures à celles de 2021, d'une part car nous avions oublié le don à Jabber l'an dernier (oups), et que nous l'avons donc doublé cette année, et d'autre part parce que nous avons eu les serveurs en double (les anciens, et les nouveaux par l'intermédiaire de Numenaute) plus longtemps : 6 mois au lieu de 4. Néanmoins, il faut noter que les anciens serveurs ont pu être arrêtés suite à leur migration complète : un immense remerciement à celles qui ont répondu à l'appel de la dernière AG et permis de finaliser ces travaux.
Les recettes viennent toujours presque exclusivement des dons et cotisations (merci à toutes), qui représentent 95% du total (soit 690,87€), le reste venant des goodies du CDL 2022 (32,00 €). À noter que HelloAsso avait cessé de nous informer des dons et, plus gênant, de nous envoyer l'argent correspondant. Il y a donc 120,00 € issus de dons d'années précédentes : si on ne tient pas compte de cette partie, les recettes annuelles sont quand même en augmentation (pour rappel, elles représentaient 468,11 € en 2021).
Budget Clos : ANNEE 2021
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| Libellé | Revenu annuel en euros TTC |
|---|---|
| Solde de 2020 | 1566,55 |
| Dépenses | |
| - Serveurs | 620,56 |
| - Nom de domaine | (Néant - offert par un membre) |
| - Frais bancaires | (Néant) |
| - Matériel de com | (Néant) |
| - Défraiements | (Néant) |
| - Soutien à un partenaire | (Néant) |
| Dépenses Sous-Total | 620,56(-) |
| Revenus | |
| - Cotisations | 50,00 |
| - Dons | 443,17 |
| - Ventes | 5,94 |
| - Remboursement frais bancaires | 19,00 |
| Revenus Sous-Total | 468,11 |
| TOTAL [solde N-1 + Revenus] - Dépenses | 1414,10 |
Nota : le solde est réparti entre le compte bancaire (1154,90 €) et Paypal (259,20 €).
Le bilan pour l'exercice 2021 est négatif de 152,45 €, soit à peu près le coût représenté par la période où nous avons eu les serveurs en double sur l'année.
Les dépenses totales pour l'année s'élèvent à 620,56 €, et sont constituées exclusivement des serveurs (460,56 € pour les anciens, et 160 € pour les nouveaux par l'intermédiaire de Numenaute).
Le nom de domaine a été financé par Vv222 en 2021, ce qui lui vaut nos remerciements.
La baisse des dépenses de 80 € environ par rapport à 2020 (où nous avions financé du matériel de communication et l'album des Chemins du Khanat) est en partie absorbée par le surcoût des nouveaux serveurs.
Les recettes viennent toujours quasi-exclusivement des dons et cotisations (95 %), puisqu'ils représentent 443,17 € sur les rentrées totales qui, elles, s'élèvent à 468,11 €.
Le complément vient de la banque (si, si, un banque qui donne des sous, c'est possible : Lod ayant râlé après les 19 € de frais pris sur un virement SEPA l'an dernier, la banque nous les a rendus), et de deux ventes sur En Vente Libre (pour un total de 5,94 €).
On constate une très forte érosion des recettes par rapport à l'année précédente (plus de 50 %), à mettre en parallèle de l'érosion du nombre et de l'engagement des contributrices. À noter également qu'il n'y a quasi plus de contributions par l'intermédiaire de Liberapay (13,17 €), alors qu'elles représentaient près de 250 € en 2020.
Enfin, Lyne a repris les comptes de 2020 et trouvé pourquoi ça ne tombait pas juste (une erreur de 7 centimes dans un report de don, et un effet de bord des relevés de compte qui tombent en milieu de mois).
Budget Clos : ANNEE 2020
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| Libellé | Revenu annuel en euros TTC |
|---|---|
| Solde de 2019 | 1288,50 |
| Dépenses | |
| - Serveurs | 460,56 |
| - Nom de domaine | 20,40 |
| - Frais bancaires | 19,00 |
| - Matériel de com | 201,19 |
| - Défraiements | (Néant) |
| - Soutien à un partenaire | (Néant) |
| Dépenses Sous-Total | 701,15(-) |
| Revenus | |
| - Cotisations | 65,00 |
| - Dons | 902,30 |
| - Vente d'albums | 9,20 |
| - Vente de badges | 2,70 |
| Revenus Sous-Total | 979,20 |
| TOTAL [solde N-1 + Revenus] - Dépenses | 1566,55 |
Nota : le solde est réparti entre le compte bancaire (1307,35 €) et Paypal (259,20 €).
Globalement, les divers organismes financiers par lesquels nous devons passer ne nous auront pas facilité la vie en 2020. Que ce soit Paypal, qui s'obstine à nous considérer comme une entreprise et à nous réclamer périodiquement un SIRET, ou la banque qui a du mal à assimiler le concept d'association collégiale et donc l'absence d'un président et d'un trésorier clairement identifiés. Néanmoins, nous avons pu continuer à payer les serveurs et autres menues dépenses.
Un numérode SIRET serait un vrai plus pour simplifier les démarches.
Au 31 décembre 2020, les comptes ont été cloturés avec un solde positif de 1307,35 € (compte bancaire) et 259,20 € (Paypal) : l'association a reçu 979,20 € et dépensé pour 701,15 €1).
Une remarque, dans le fichier figurent 250 € de provision sur Paypal (certaines opérations sur les serveurs nécessitant de passer par ce biais en urgence, alors que le virement d'alimentation prend du temps), qui ne sont pas comptés comme des dépenses ci-dessus.
L'album “Chemins du Khanat” a rapporté cette année 9,20 euros et la vente de badges a rapporté 2,7 euros. L'apport au budget est donc minime, cela est le reflet de cette année 2020 pauvre en événements physiques ainsi que de nos difficultés (et sans doute absence de volonté) plus globales de communication sur notre “merchandising”.
Le bilan est équilibré, et le solde reste positif. Il est donc proposé de maintenir la cotisation annuelle à 5 €. Elle devra être réglée dans les 30 jours pour les membres du Collège qui seront élus lors de l'AG.
On constate une érosion sensiblement équivalente des dépenses (environ 270 €) et des rentrées d'argent (près de 250 €), ce qui peut sans doute être rapproché de la baisse de dynamisme constatée au quotidien. Sans que le bilan chiffré puisse donner d'indication fiable sur ce qui est la cause et ce qui est la conséquence.
Enfin, sur 2020, on remarque que l'apport en dons est le fait des seuls 13 adhérents de l'association, dont près de la moitié est le seul fait de deux adhérents. Il faut bien noter que cette concentration de l'origine des dons n'est pas un gage de stabilité des finances de l'association dans le temps.
Budget Clos : ANNEE 2019
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| Libellé | Revenu annuel en euros TTC |
|---|---|
| Solde de 2018 | 1064,47 |
| Dépenses | |
| - Serveurs | 508,33 |
| - Nom de domaine | 20.4 |
| - Frais bancaires | 18 |
| - Matériel de com | 175,15 |
| - Défraiements | 231,35 |
| - Soutien à un partenaire | 20 |
| Dépenses Sous-Total | 973,23(-) |
| Revenus | |
| - Cotisations | 105 |
| - Dons | 1092,26 |
| Revenus Sous-Total | 1197,26 |
| TOTAL [solde N-1 + Revenus] - Dépenses | 1288,5 |
Pour cette année, ayant plus de trésorerie au démarrage, nous avons pris la décision d'investir plus dans les flyers et stickers (matériel de communication). Nous avons aussi défrayé quelques dépenses de bénévoles, une grosse somme étant partie dans l'envoi de notre graphiste au GrafikLabor. C'était un bon investissement, cela a permis d'apprendre des choses utiles et de trouver des partenaires potentiels avec qui travailler.
Nous avons aussi décidé de soutenir Jabberfr.org, qui héberge notre service XMPP.
Une seule mauvaise surprise cette année avec un serveur qui a failli lâcher, entraînant des frais en plus, conduisant les sysadmins à prévoir un changement d'infra en 2020 ; vu nos moyens, il semble envisageable de viser des serveurs de meilleure qualité.
Côté revenus, les dons mensuels de certains membres nous aident énormément à garder de la visibilité au fil de l'année, et les dons ponctuels très généreux permettent de financer les projets.
Budget Clos : ANNEE 2018
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| Libellé | Revenu annuel en euros TTC |
|---|---|
| Solde de 2017 | 407.69 |
| Dépenses (1) | |
| - Serveurs | 460,56 |
| - Nom de domaine | 20.4 |
| - Frais bancaires | 10,75 |
| - Support de com | 17.55 |
| Dépenses Sous-Total | 509,26(-) |
| Revenus (2) | |
| - Cotisations | 110 |
| - Dons | 1048,24 |
| - Remboursement frais de comptes | 7.8 |
| Revenus Sous-Total | 1166,04 |
| TOTAL [solde N-1 + Revenus] - Dépenses | 1064,47 |
(1) Moins de surprises sur les serveurs, peu de goodies (des badges faits à la main, en petite quantité) : c'est une année moins dépensière !
(2) Plus de membres actifs dans l'asso, cela fait plus de dons et de cotisations ! D'autant que certaines ont été très généreuses. Et on a négocié avec la banque pour un compte sans frais…
CONCLUSION : Si lors de l'AG nous étions très juste en trésorerie (il nous manquait alors 150€ pour garantir un an de service), la situation s'est grandement rétabli dans les mois qui ont suivi. Merci de votre soutien !
Budget Clos : ANNEE 2017
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| Libellé | Revenu annuel en euros TTC |
|---|---|
| Solde de 2016 | 521,61 |
| Dépenses | |
| - Serveurs | 537.82 |
| - Nom de domaine | 18 |
| - Frais bancaires et Paypal | 18,32 |
| - Support de com | 133.44 |
| - Défraiement RMLL | 50 |
| Dépenses Sous-Total | 757,58(-) |
| Revenus | |
| - Cotisations | 50 |
| - Dons | 593,66 |
| Revenus Sous-Total | 643,66 |
| TOTAL [solde N-1 + Revenus] - Dépenses | 407.69 |
- Pour le “Défraiement RMLL”, une de nos donatrices nous a donné 50€ “pour celles et ceux qui seraient aux RMLL” : cela a servi à payer quelques repas et tickets de tram et nous a bien soulagé (sur 3 jours de présence).
- Les supports de communication ont permis de couvrir tous les stands : 200 stickers (d'une belle qualité, on peut viser moins cher et plus cheap la prochaine fois) et une bannière qui va nous servir longtemps.
- Les frais bancaires concernent principalement Paypal, qui prélève une somme à chaque don que nous recevons, ce qui finit par chiffrer.
- Le nom de domaine augmente chaque année…
- Enfin, les serveurs, la grosse mauvaise surprise de l'année. C'était plutôt bien parti, avec deux serveurs (Nuxru et Groska) pour un total de 41,98€/mois. Afin de faire un test, nous avons aussi pris, un mois, une VPS premier prix. Mais Groska tombait régulièrement en panne. Après un peu d'acharnement, nous avons pris la décision de le remplacer début juillet par un autre serveur (Murbaz), moins cher au mois (Nuxru+Murbaz : 35.98€/mois). Seulement il y a des frais de mise en service du serveur (11.99€), puis le temps du transfert, il a fallu payer, en tout, 3 serveurs : Nuxru, Groska et Murbaz. Le temps bénévole s'étire et malgré notre hâte, nous avons payé ça durant 2 mois… Je vous simplifie un peu les calculs mais tout compris, c'est revenu aussi cher que ça : 537.82€ à l'année. Outch.
Budget Clos : ANNEE 2016
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| Libellé | Revenu annuel en euros TTC |
|---|---|
| Solde de 2015 | 632,13 |
| Dépenses | |
| - Serveurs | 365,59 |
| - Nom de domaine | 16,8 |
| - Frais bancaires | 18,13 |
| Dépenses Sous-Total | 400,52(-) |
| Revenus | |
| - Cotisations | 60 |
| - Dons | 230 |
| Revenus Sous-Total | 209 |
| TOTAL [solde N-1 + Revenus] - Dépenses | 521,61 |
Une augmentation du poste des serveurs, car nous avons pris une VPS pour le jeu un peu plus puissante, et l'année précédente, nous avions pris le kimsufi en cours d'année. En fin d'année, nous avons basculé des VPS vers un second kimsufi, qui nous apporte encore plus de puissance et qui a une meilleure disponibilité.
Au 1er janvier 2016, nous avions 632,13€ de réserve, ce qui nous a permis de couvrir les frais de base de 2016. Merci à toutes nos généreuses donatrices !
De même, au 31 décembre 2016, il reste encore 521,61€ sur le compte, donc une année d'avance. C'est parfait !
Budget Clos : ANNEE 2015
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| Libellé | Revenu annuel en euros TTC |
|---|---|
| Solde de 2014 | 441,6 |
| Dépenses | |
| - Serveurs | 199,76 |
| - Certificat SSL | 14,4 |
| - Nom de domaine | offert |
| - Frais bancaires | 5,31 |
| Dépenses Sous-Total | 219,47(-) |
| Revenus | |
| - Cotisations | 45 |
| - Dons | 365 |
| Revenus Sous-Total | 410 |
| TOTAL [solde N-1 + Revenus] - Dépenses | 632,13 |
Nous avons commencé à gérer nous-même une partie des choses, d'où le paiement d'un serveur (celui de ninm.net ayant des soucis techniques).
Budget Clos : ANNEE 2014
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Cette première année a été très chaotique niveau comptabilité, les chiffres ici sont reconstitués à partir des exercices des années suivantes et des quelques infos gardées.
| Libellé | Revenu annuel en euros TTC |
|---|---|
| Solde de 2013 | 0 |
| Dépenses | |
| - Création de l'association | 44 |
| - Certificat SSL | 14,4 |
| - Frais bancaires | 4 |
| Dépenses Sous-Total | 62,4(-) |
| Revenus | |
| - Cotisations | 35 |
| - Dons | 469 |
| Revenus Sous-Total | 504 |
| TOTAL [solde N-1 + Revenus] - Dépenses | 441,6 |
Pas de frais de serveurs, car l'hébergement nous était fourni par ninm.net, et l'adresse web était un sous-domaine.
Lors de l'AG fondatrice, nous avions réuni uniquement de quoi payer la création de l'association mais dans l'année, nous avons commencé à récolter des dons.
Revenus actuels
Nous fonctionnons uniquement avec les dons.
Somme disponible en Janvier 2019 Nous avons de l'avance pour un an grâce à votre générosité ! Mais avec plus, nous ferons encore mieux : des goodies, des serveurs moins foireux, financer le Revenu Contributif sur le projet... (100% ) 
Priority: :-D
Oui, j'aime Khaganat et j'ai envie que ce projet grandisse, donc je fais un don !
Combien puis-je payer dans l'idéal pour soutenir le projet ?
Si vous pouvez faire 5 à 10€ de dons par mois, c'est idéal, car cela nous assure des revenus stables. Tout don est bienvenu : si notre budget augmente, nous pouvons financer plus de choses !
Ainsi, nous pouvons à présent vous proposer des flyers imprimés professionnellement sur notre stand, et défrayer un peu les membres qui traversent la France pour présenter Khaganat. Mais il y a encore tellement à faire !
Nous vous encourageons à donner via la plateforme Helloasso, qui ne nous prends pas de frais, Redbricks si vous voulez financer une fonctionnalité particulière ou par virement bancaire, sans frais aussi (prenez contact sur XMPP pour les modalités).
Liens complémentaires
- Comment gérer les comptes de l'asso, un tutoriel pour qui a envie de nous aider à faire la trésorerie.