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Auteur Sujet: AFK 2015 (et Assemblée Générale)  (Lu 1921 fois)

Zatalyz

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AFK 2015 (et Assemblée Générale)
« le: 20 octobre 2014 à 23:04:47 »
Je profite du fait que plein de monde va venir sur le forum pour voter sur le sondage pour lancer aussi l'organisation de la prochaine AFK.

Une AFK (away from keyboard) est un moment où l'on se retrouve, non plus derrière nos écrans, mais tous ensemble autour d'un bon repas. Enfin, ça pourrait être juste une tasse de thé, mais comme les Khaganatiens viennent de toute la France, quasiment tout le monde aura plusieurs heures de routes donc mieux vaut réserver son week-end. Il est probable que la réunion proprement dite se fasse un samedi soir, permettant aux uns d'arriver tard, aux autres de repartir tôt le dimanche, suivant leurs modes de transport.

Comment ça s'organise ?
La première chose à faire est de fixer une date. Le but est que le maximum de gens puissent venir. L'AFK est ouverte à tous, membres de l'assoc ou pas ; par contre il faut penser que peut-être il y aura de la route à faire pour venir, donc quelques frais. Je détaille ça quelques paragraphes plus bas. Ensuite on trouvera un lieu, et on verra comment on organise le week-end/la soirée.

Comment on se sert de Doodle ?
Pour savoir quelle est la date qui arrange tout le monde, on utilise Doodle. J'aurais aimé une alternative plus libre mais j'ai pas trouvé.
Vous entrez le nom sous lequel on vous connaît ici (genre, Zatalyz, sauf que là c'est Laofa, mais je suis sûre que vous avez quand même deviné, et mettez pas votre vrai nom, c'est pas nécessaire), puis vous cochez suivant ce que vous connaissez, actuellement, de votre emploi du temps entre janvier et mai 2015.
-Si y'a rien dans votre agenda, vous marquez oui.
-Si y'a rien, mais que c'est le week-end avant votre mariage et que vous préfereriez le passer à autre chose, vous cliquez sur (oui) (les parenthèses indiquent que vous n'êtes pas sûr d'être libre et que dans l'absolu vous préfereriez que ce soit pas là, mais que si y'a pas le choix, vous vous libérerez ; peut-être).
-Enfin, si y'a des week-ends où vous savez déjà que vous ne serez pas libre (l'anniversaire de votre maman, une autre AG, vos vacances dans ce gîte si joli), alors vous cliquez non.

On a jusqu'à quand pour voter ?
Jusqu'au 25 décembre. Après, on prend la date où il y a le plus de monde et on la bloque. Ce sera celle-ci pour l'AFK. Vous pourrez donc libérer vos autres week-end pour le reste de votre vie personnelle, mais ce week-end là, c'est bloqué sur votre agenda, et si quelqu'un vous invite ce week-end précis "à une super fête tout frais payés" ben vous dites non, parce que vous êtes pris par l'AFK et puis voilà !

Si il y a plusieurs dates avec autant de monde, on choisira au consensus et au hasard, suivant le mode de décision propre à l'association.

J'insiste sur le fait de bloquer la date une fois qu'on est sûr. L'organisation ne sera pas la même pour 5 personnes ou pour 20, et si plusieurs personnes se décommandent en dernière minute, ce sera problématique (en plus d'être très irrespectueux pour ceux qui viennent !). Il peut toujours y avoir un imprévu de dernière minute (maladie, de vous ou d'un proche ; panne de transport), certes, mais on espère que ça n'arrivera pas  ^^

Et c'est où ?
Le lieu va être trouvé en fonction de qui vient. Le nombre compte beaucoup.
Si quelqu'un a un lieu gratuit à proposer (avec couchage pour tous), même s'il est un peu difficile d'accès, il sera privilégié.
Sinon, on va essayer de trouver un endroit qui fasse autant d'heure de route à tous les présents (quelque soit le mode de transport), un juste milieu. Il y aura forcément assez de gens à venir en voiture pour faire un aller-retour aux gares/aéroports.
On cherchera aussi un endroit pas trop cher, genre gîte de groupe, ce qui permet de faire la cuisine (ça réduit les coûts).

Combien ça coûte ?
Pour info, au dernier AFK, on était à peu prêt à 40€/personne pour l'hébergement (janvier était pas vraiment la meilleure idée).
Il y aura fort probablement le transport à payer (à moins qu'on aille chez vous, mais là faudra héberger les gens  :music: ).
Il y aura peut-être des frais d'hébergement, suivant la formule choisie.
Il faudra aussi prévoir de quoi manger, mais là on fait rata commun et ça fait pas très cher.
Et si vous souhaitez être membre de l'association pour l'année qui suit cette AG (2015) il faudra adhérer (10€ environ) et amener les sous pour ça  :)) .

C'est obligé de venir ?
Nan. Pour ceux qui n'ont pas envie de venir/pas les moyens (on essaie de faire pas cher mais ça coûte quand même des sous et l'assoc n'a pas de fonds pour défrayer), le soir même de l'AG, un ordinateur connecté à #khanat sera branché. Vous louperez des trucs de la soirée, mais on relayera les informations importantes et s'il y a besoin de vote, ce sera aussi sur IRC. Vous pouvez aussi adhérer à l'association, et même être membre du Collège, sans quitter votre ordi.
Mais c'est moins drôle.
Et puis la tartiflette, par IRC, c'est moins bon.
La guimauve est moins fondante quand on est pas à l'AFK, en plus...
Et vous ne verrez pas mes pulls    :P
Enfin, si pour une raison quelconque on tombe sur un coin sans internet... ben on sera pas connecté !

Donc : si vous pouvez venir, venez, c'est bien plus drôle.

Zatalyz

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Re : AFK 2015 (et Assemblée Générale)
« Réponse #1 le: 18 novembre 2014 à 23:26:49 »
Bon. Maintenant que le changement de licence est validé, passons aux choses sérieuses : quand est-ce qu'on mange ?

Si ce n'est pas déjà fait, allez noter sur http://doodle.com/zhq3gze5fue3adwb les jours où vous serez potentiellement dispo pour l'AFK. Enfin, si vous voulez venir.

Allez, hop hop, plus tôt on sait quelle date réserver, plus on aura de choix pour trouver un bon endroit pour se réunir !

Zatalyz

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Re : AFK 2015 (et Assemblée Générale)
« Réponse #2 le: 18 décembre 2014 à 20:55:16 »
La date de fin de vote approche ! Alors, si vous souhaitez venir, il est encore temps d'indiquer vos disponibilités !

Edit : les dates qui rassemblent le plus de monde actuellement sont :
10-11 janvier (un peu court pour organiser)
21-22 mars
18-19 avril
23-24 mai
30-31 mai.

Pour les personnes qui ne peuvent pas être là à ces dates mais souhaitent quand même venir, voyez si y'a pas une chance de vous libérer... c'est triste de devoir choisir qui sera là :'(

Edit2 : un pad a été ouvert, le même que l'an dernier en fait ! http://khaganat.net/pad/public_pad/afk
« Modifié: 18 décembre 2014 à 23:55:50 par Zatalyz »

shepeng

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Re : AFK 2015 (et Assemblée Générale)
« Réponse #3 le: 28 décembre 2014 à 17:31:26 »
Je peux héberger pas mal de monde sur Montpellier à partir du mois de février. Si je m'y prends assez à l'avance, je peux avoir une maison complète : 4 chambres dont une avec un grand lit, cuisine salon (avec un canapé lit). Avec en plus deux ou trois places chez moi, les deux maisons sont à 50m l'une de l'autre.


Zatalyz

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Re : AFK 2015 (et Assemblée Générale)
« Réponse #4 le: 28 décembre 2014 à 20:02:53 »
Très intéressant ! Et Montpellier est relativement accessible pour une bonne partie des gens. Enfin, sachant qu'on est éparpillé un peu partout, donc bon ça reste quand même un sacré voyage pour certains (et ça dépend aussi de la capacité à prendre une voiture/un avion, sans ça, ça devient un peu épique).

Tu peux héberger combien de personne en tout ?

Vu les dates et après discussion avec ceux qui ne pouvaient pas venir, la seule date qui va potentiellement réunir tout le monde est le week-end du 21-22 mars. Potentiellement.

C'est donc le moment de confirmer, pour ceux qui veulent venir ! Si Shepeng (ou quelqu'un d'autre) nous héberge, nous avons un peu plus de latitude dans les désistements qu'en ca de réservation d'un gîte, puisque qu'il faudra connaitre le nombre définitif surtout pour la nourriture (2-3 de plus ou de moins ne changera pas énormément, faudra juste prévoir le dodo mousse). Par contre, en cas de gîte, chaque désistement sera supporté financièrement par les autres et ça peut vite être inconfortable ; quand à rajouter des invités en dernière minute, c'est le genre de chose que les propriétaires n'aiment pas trop ^^

Lod

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Re : AFK 2015 (et Assemblée Générale)
« Réponse #5 le: 10 janvier 2015 à 16:06:08 »
Shepeng nous fait l'honneur de nous accueillir chez lui les 21 et 22 mars. Pour l'organisation, des mises à jour ont été apportés sur le pad http://khaganat.net/pad/public_pad/afk

Tags: association