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Auteur Sujet: Organiser un afk ! (et finaliser les statuts)  (Lu 1614 fois)

Zatalyz

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Organiser un afk ! (et finaliser les statuts)
« le: 07 octobre 2013 à 08:47:32 »
J'avais dit qu'on arriverait à se voir en septembre, puis en octobre, et le temps avance sans que cette tâche-là ne progresse, alors... zou, hop, go !

Pour ceux qui suivent de loin les infos, nous prenons comme excuse la création de l'association Khaganat pour organiser une rencontre "loin de nos claviers".

Ça demanderait que les statuts soient finalisés, mais soyons honnêtes : il ne reste pas tant de boulot, et ça peut même se faire durant la rencontre. Un peu risqué parce qu'on risque d'avoir envie de rigoler plus que d'être sérieux et les préfectures ne sont pas ouvertes toute la journée...

Un point qui doit être rempli lors de la déclaration, et qu'on a pas résolu : la domiciliation de l'association. Et là, je me demande : on est pas sensé créer l'association dans le département où elle est domicilié ? Si. Toutes les infos là : http://http://association.comprendrechoisir.com/comprendre/domiciliation-association


La domiciliation de l'association doit être dans un endroit "stable". C'est à dire, désolé, je déconseille chez les locataires... parce que les changements d'adresses c'est le genre de galère administrative dont il est plus simple de se passer. On peut n'indiquer que la ville dans les statuts, ce que je trouve mieux. Du reste cette domiciliation sert peu : pour les relevés de la banque (enfin maintenant tout se fait en ligne), et... dans notre cas je crois que ce sera tout (pas d'assurance vu qu'on a aucun matos et qu'on n'organise pas d'évènement, pas de courrier vu qu'on passe par internet et quand bien même pour le courrier aux membres, on peut indiquer sur le moment l'adresse qui sera la plus pratique). En théorie, c'est là qu'arrive les courriers de l'administration, en pratique je n'ai jamais rien vu. Bref, peu de contrainte à domicilier l'association chez soi.


La première question est donc : qui veut prendre cette lourde responsabilité ? ^^

Ensuite, nous avons deux choix : nous retrouver, papoter, signer les papiers (ben oui : association collégiale, tous les chefs doivent signer ;) ) puis l'un de nous sera désigné volontaire pour aller déclarer l'association (plus tard dans la semaine, et possiblement à 500 km de l'endroit de l'afk), ou bien on débarque en troupeau à la préfecture, ce qui serait assez drôle mais risque de faire peur aux fonctionnaires :D

Bon, quelque part, pas grave si on fait la fête ailleurs que là où on déclare l'association.

La seconde question est donc : où ?

Je vois deux choix possibles : soit Paris, soit ailleurs ! hem.
Paris, l'intérêt est que c'est accessible même pour ceux qui n'ont pas de voiture (train, métro, etc). Ce qui est mon cas : le plus dur sera de rejoindre la gare et de survivre aux heures de route. Deuxième intérêt : si on veut se sauver parce que finalement les gens sont trop* tarés, c'est facile, encore une fois grâce au métro mais aussi à toutes les bonnes excuses d'une grande ville. Bon, j'espère que ça ne sera pas nécessaire ! Dernier point : pour se loger quand on vient de loin, c'est toujours jouable. Et sans forcément payer, si ce point vous inquiète, je vous donnerais des bons plans ;)
Par contre gros point noir : aucune idée d'où, dans Paris, on pourrait se retrouver à une dizaine et papoter toute la nuit. Parisiens, là, je vous laisse gérer !

Ailleurs, ça demandera probablement une voiture pour y aller, donc ceux qui sont véhiculés auront droit à quelques aller-retour à la gare la plus proches et ceux qui n'ont pas d'auto seront condamnés à rester jusqu'à la fin :p
Après, ça doit être possible dans ce cas de trouver un endroit assez grand pour nous accueillir (format maison, quoi !) et même où poser le sac de couchage ensuite. Si je regarde où j'habite, ce serait jouable.. à condition que je finisse de déballer mes cartons, que je fasse de la place et que j'ai l'accord du propriétaire. Je préfère ailleurs que chez moi parce que c'est vraiment spartiate, mais bon ça peut être négociable ! On trouve aussi plus facilement en campagne des locaux gratos pour se trouver. Par contre niveau tourisme, ça dépend vraiment du coin ;)

Au niveau "programme", je verrais bien ceci : qu'on se voit le samedi pour le côté association et se rencontrer, prévoir du coup 2H "bloquées", et que sur la suite, tout dépende des affinités mais qu'on puisse envisager de passer le week-end ensemble et "au feeling, suivant comme on a envie". En fait, si ça passe aussi bien que sur le canal, on va avoir envie de papoter des heures et on va déconner ensemble. Si ça passe un peu moins, on aura sans doute quand même envie de papoter de Khaganat des heures (ptet de déconner moins) et si ça passe pas, on se sauvera plus vite, et retour au clavier :p

La dernière question est "quand" !

Mais ça, ça va dépendre des précédentes. Suivant où s'organise la fête, certains décideront sans doute de ne pas venir (trop loin). J'espère qu'on sera le maximum à tenter l'expérience, cependant.

Alors : domicilé où ?
L'afk, où ?
et quand ?
« Modifié: 01 janvier 1970 à 01:00:00 par Guest »

Liria

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Re: Organiser un afk ! (et finaliser les statuts)
« Réponse #1 le: 07 octobre 2013 à 21:24:57 »
Bonjour,

Tout d'abord, merci à Zatalyz pour cet exposé très clair et bien organisé. De mon coté, pour la domiciliation, je passe à un statut indéterminé dans les 2 mois qui viennent, donc si c'est pour déclarer les status d'ici décembre, cela tombe mal pour moi. Concernant le lieu de l'afk et la domiciliation de l'association, la formulation "Paris ou ailleurs"  est déjà une simili-réponse en soi. Rien ne l'impose vraiment, mais les autoroutes et transports font qu'il est plus facile pour la majorité de se rendre à Paris qu'inversement, sans même parler de toutes les autres possibilités qu'offre cette ville en hébergement, découvertes ou autres curiosités. Cependant pour une domiciliation d'une association, est-ce le bon lieu ? Car l'avantage de cette ville en terme de possibilités se paye coté administratif par son aspect usine à broyer. *Imagine déjà le ticket à prendre à l'entrée de la préfecture et l'attente de plusieurs heures pour un rendez-vous avec un gratte papier qui sera blasé et ne prêtera aucune attention aux questions*. Je me trompe peux-être et sans doute que dans les plus petites villes ont aura pas forcément une personne plus humaine en face, et d'ailleurs on aura sûrement  moins de possibilités de financement aussi.

C'était en passant mes remarques à deux sous
Liria
« Modifié: 01 janvier 1970 à 01:00:00 par Guest »

Zatalyz

  • La Papesse
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Re: Organiser un afk ! (et finaliser les statuts)
« Réponse #2 le: 11 octobre 2013 à 00:00:03 »
J'ai mis en place un doodle (machin pour trouver un moment où le max de monde est là.

Le lien ici :
http://www.doodle.com/dtv58vxv8n5zyppf

J'ai envoyé à cette occasion une invitation par mail à tous ceux inscrits sur le forum, sauf les robots et ceux qui ne semblent pas en France. Mais c'est ouvert à tout le monde, je crois, hein ? ;)

Hauru a la possibilité de nous héberger (Paris, donc), mais ça dépend des dates.

Soleane s'est proposé pour héberger l'association.
« Modifié: 01 janvier 1970 à 01:00:00 par Guest »

ZorroArgh

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Re: Organiser un afk ! (et finaliser les statuts)
« Réponse #3 le: 11 octobre 2013 à 10:01:08 »
Salut :)
Cela faisait longtemps, désolé.
Comme vous le saviez sans doute déjà, j’ai plein de « migrations » en cour, ce qui me rend assez peu disponible.
De plus, j’habite maintenant loin de Paris, ce qui m’oblige à prendre le TGV (je hais la voiture), donc aussi pb de budget.
Mais, tenez-moi au courant de la suite, j’essaierai tout de même de vous rejoindre.
Amicalement :)
« Modifié: 01 janvier 1970 à 01:00:00 par Guest »

Zatalyz

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Re: Organiser un afk ! (et finaliser les statuts)
« Réponse #4 le: 11 octobre 2013 à 11:02:59 »
*est toute contente que ZorroArgh repointe le bout de son nez*

Si tu sais que tu as des moments plus libre, indique-les ; pour le voyage (et le budget) c'est une question plus complexe. Il y a peut-être des possibilités de covoiturage, ou tomber à un moment où les billets de trains sont en promo. Mais c'est vrai que ça coûte des sous quand on est loin ; je suis aussi concernée par la question ;)

*Réfléchit à la possibilité de financer les frais de transport par la suite :p *
« Modifié: 01 janvier 1970 à 01:00:00 par Guest »

Zatalyz

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Re: Organiser un afk ! (et finaliser les statuts)
« Réponse #5 le: 06 novembre 2013 à 23:47:19 »
Le doodle trouve un week-end où on a une chance de réunir le max de monde : 11 et  12 janvier.

Il y a beaucoup de "peut-être" sur cette date, mais sur les autres il y a toujours trop de non. Donc... je vous propose qu'on tente de fixer cette date dans nos calendriers, de garder ce week-end libre pour se voir. C'est pas une mince affaire !

Voir à présent si Hauru peut nous acceuillir à cette date et sinon, trouver autre chose  :?

Ça avance, doucement, mais ça avance  :D
« Modifié: 01 janvier 1970 à 01:00:00 par Guest »

Lod

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Re: Organiser un afk ! (et finaliser les statuts)
« Réponse #6 le: 09 novembre 2013 à 08:34:46 »
Citation de: "ZorroArgh"
Salut :)
Cela faisait longtemps, désolé.
Comme vous le saviez sans doute déjà, j’ai plein de « migrations » en cour, ce qui me rend assez peu disponible.
De plus, j’habite maintenant loin de Paris, ce qui m’oblige à prendre le TGV (je hais la voiture), donc aussi pb de budget.
Mais, tenez-moi au courant de la suite, j’essaierai tout de même de vous rejoindre.
Amicalement :)

HS : Il existe aussi la solution que l'on est entrain de mettre en place - création de l'association. Frais de transport, frais d'hébergements qui peuvent être pris en charge par l'association. Mais il est certains que l'adage fait foi : " ne pas mettre la charrue avant les boeufs ". Donc pour ce premier rdv, il faudras s'armer de réductions, promos ou ingéniosité pour essayer de se rencontrer :).
« Modifié: 01 janvier 1970 à 01:00:00 par Guest »

Lod

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Re: Organiser un afk ! (et finaliser les statuts)
« Réponse #7 le: 22 novembre 2013 à 09:50:31 »
Votre mission, si vous l'acceptez, trouvez un hébergement. A votre disposition, notre logiciel dernier cri googlemaps 2.0.

Vos objectifs :
- un site commun
- < 1h de transport d'une gare
- < 4h de transport du domicile de chacun
- < 500€ pour 2n (voir 3)
- > 10 personnes

Ce message s'auto-détruira dans 10 sec.
9...
8...
7...
6...
5...
4...
3...
2...
1... attendez j'ai oublié de dire... *BOUM*
« Modifié: 01 janvier 1970 à 01:00:00 par Guest »

Lod

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Re: Organiser un afk ! (et finaliser les statuts)
« Réponse #8 le: 22 novembre 2013 à 13:18:05 »
Le Merle n'ayant rien donné, je retourne à mes recherches :
dans les critères de choix par défaut :
- disponible week-end du 10 au 12,13
- < 500€

 http://www.gite-des-aubes.com/?Gite-6-1 ... st&lang=fr
( contacter pour des tarifs au week end ) 04 75 25 14 52
Les Aubes - Coté Ouest
 - Tarifs ND
 - Chauffage : ND
 - 48min de Valence gare tgv (pas d'autoroutes)
 - 10p réparties en 4 chambres
 - option ménage : 55€
 - taxe de séjour : ND

http://www.gites-de-france-ardeche.com/ ... &mode=list
Gite saint andré à BOFFRES
 - 2n à 225€, 3n à 282€
 - forfait chauffage week end : 30€
 - 35min de Valence gare tgv (pas d'autoroutes)
 - 10p réparties en 3 chambres.
 - option ménage à 52€
 - taxe de séjour : ND

http://www.gites-de-france-ardeche.com/ ... &mode=list
Gite les acacias à Creyseilles
 - 2n à 460€, 3n à 560€
 - forfait chauffage inclus
 - 58min de Valence gare tgv ( trajet empruntant des autoroutes )
 - 10p réparties en 4 chambres.
 - option ménage à 60€
 - taxe de séjour : ND

http://www.gites-de-france-ardeche.com/ ... &mode=list
Gite la tonnelle et le chataigner à Saint Michel de Chabrillanoux
 - 2n à 400€, 3n à 506€
 - chauffage non-inclus, à la semaine : 9€
 - 56min de Valence gare tgv (pas d'autoroutes)
 - 15p réparties en 6 chambres.
 - option ménage : ND
 - taxe de séjour : ND

http://www.hebergement-fabras.com/gites ... oucher.htm
Gite les voutes à La batie Rolland
 - 3n à 500€
 - charge et chauffage inclus
 - 16min gare sncf ter Montelimar
 - 8/10p réparties en 4 chambres. (couchages 160x200 ou 90x200)
 - option ménage : 100€
 - taxe de séjour : ND
« Modifié: 01 janvier 1970 à 01:00:00 par Guest »

Lod

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Re: Organiser un afk ! (et finaliser les statuts)
« Réponse #9 le: 23 novembre 2013 à 11:18:07 »
Après délibération, notre choix s'est porté sur (ra ra ra ra ra ra ra ra <-roulement de tambours ) :
Tada !
http://www.gites-de-france-ardeche.com/ ... &mode=list
Gite saint andré à BOFFRES
 - 2n à 225€, 3n à 282€
 - forfait chauffage week-end : 30€
 - 35min de Valence gare tgv (pas d'autoroutes)
 - 10p réparties en 3 chambres.
 - option ménage à 52€
 - taxe de séjour : ND

J'ai donc appelé M. et Mme Volle, les propriétaires :
( Très bon contact )

 - 2n à 225€, arrivé vendredi soir 18h ou avant mais prévenir ! Départ dimanche après-midi 18h ( sans ajout de prix )
 - forfait chauffage au week-end : 30€, Electricité : forfait de 8KW/h /J gratuit, au-delà règlement du complément.
 -35min de Valence gare tgv ( conseillé par la propriétaire, prendre D279 )
 - 10p réparties en 3 chambres.
 - option ménage à 52€
 - taxe dé séjour : 0,53€/p/j soit x10x2 = 10,6€
 - chèque de caution de 300€ ( à remettre au propriétaire à l'arrivée )
 - versement d'arrhes à la réservation, ( en général, contrat gite de france : 25% du total ou l'équivalent d'une nuitée )
 - Mis à disposition d'une raclette, mais bon Mme Volle a semblé me dire que c'était une petite alors pour 10 personnes hum hum
 
Possibilité d'agrandir le nombre de places avec le gîte attenant : 4 places, toutes charges comprises, draps fournis : 135€ ( option ménage à 31€ )

Toutes les informations relatives aux deux gites dans les liens pdf qui suivent :
- le Saint andré, 10 places :
http://www.gites-de-france-ardeche.com/ ... 5018/2014/
- le Saint Jacques, 4 places :
http://www.gites-de-france-ardeche.com/ ... 5019/2014/

La réservation ne se faisant pas en directe mais en ligne ou par service de réservation téléphonique.
« Modifié: 01 janvier 1970 à 01:00:00 par Guest »

Lod

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Re: Organiser un afk ! (et finaliser les statuts)
« Réponse #10 le: 25 novembre 2013 à 10:08:38 »
Bonjour à tous,

réservation prise auprès du gîte http://http://www.gites-de-france-ardeche.com/recherche/gite-saint-andre-boffres_ref35018/?scrollPosition=0&lastPage=1&mode=list pour les dates du 10/01 au 12/01 18h.
Confirmation de réservation : https://www.dropbox.com/s/9a9e7qoidufyc ... vation.png

Le réglement du solde de 201€ doit se faire avant le 11/12/2013. Je peux avancer la somme, mais je suis ouvert à toutes propositions.
« Modifié: 01 janvier 1970 à 01:00:00 par Guest »

Zatalyz

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Re: Organiser un afk ! (et finaliser les statuts)
« Réponse #11 le: 25 novembre 2013 à 13:57:32 »
Super :)

Je suis en train de réfléchir au reste de l'organisation. Le plus simple est peut-être de suivre un pad, pour mettre à jour au fur et à mesure.
http://pad.khaganat.ninm.net/p/afk

Horaires d'arrivées, ce qu'il faut amener, etc...

Pour ceux qui prennent le train, pensez à réserver vos billets ! Essayons de voir si par hasard il y a des trains qui arrivent dans la même heure... Mais enfin, faites au mieux suivant les possibilités et les tarifs.
« Modifié: 01 janvier 1970 à 01:00:00 par Guest »

Zatalyz

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Re: Organiser un afk ! (et finaliser les statuts)
« Réponse #12 le: 01 janvier 2014 à 18:29:20 »
Dernière ligne droite avant l'afk !

Il faut absolument finaliser les statuts et vérifier qu'on a tout ce qu'il faut pour la préfecture. Ce sera le sujet des prochains soirs et tant pis pour le khanaton.

Il y a aussi la question d'ouvrir un compte pour payer les serveurs web (y'a surtout ça dans les dépenses, pour le moment). Il faut aussi compter les dépenses de création d'assoc, et de quoi payer le gîte, bref, prévoir les sous ^^

Dans la liste de course : qui amène les pâtes, la sauce tomate et les pommes de terres et le papier toilette ? Pour 10 personnes faut prévoir 1kg de pâtes sauf si certains sont vraiment morfales... et au niveau patate en compter 3 par personne ? Pour les boissons, quand je suis AFK, je tourne à l'eau locale (même pas peur) et au chocolat ; visiblement on aura ce qu'il faut pour les infusions aussi. Si vous tenez à de l'eau minérale, gazeuse, vin bière (mais qui a marqué ça, hein ? ) oubliez pas d'en amener et de le signaler :p

Sinon je crois qu'on est presque prêt !
« Modifié: 01 janvier 1970 à 01:00:00 par Guest »

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