Ces statuts ont été officiellement mis à jour suite à l'AG du 11 mai 2022.
Il est fondé entre les adhérents aux présents statuts une association de type collégial, régie par la loi du 1er juillet 1901 et le décret du 16 août 1901, ayant pour titre : Khaganat.
Cette association a pour objet de soutenir et d'assurer le développement artistique et technique d'univers ludiques libres ainsi que toutes les opérations pouvant s'y rattacher directement ou indirectement et pouvant en faciliter l'extension.
La durée de l’association est illimitée.
Le siège social est fixé à 15400 Trizac. Il pourra être transféré par simple décision du collège.
L'association se compose de :
Pour être membre de l'association, il faut être une personne physique de plus de 16 ans, donner la preuve de son identité et être à jour de sa cotisation annuelle.
La qualité de membre se perd par :
En cas de radiation prononcée par le Collège pour motif grave, l'affaire doit se traiter de façon claire et accessible à tous les membres de l'association. En cas de radiation, la personne ne pourra plus être membre jusqu'à ce que le collège en décide autrement.
Pour pouvoir élire les membres du Collège lors de l'assemblée ordinaire, le membre doit être à jour de sa cotisation pour l'année écoulée. Les membres du Collège doivent acquitter leur cotisation au plus tard dans les 30 jours suivant l'assemblée générale ordinaire qui les a élus.
Le membre qui adhère à l'association et paie sa cotisation après cette date a tous les droits des membres jusque et y compris la prochaine AG. Il ne peut pas voter pour élire un membre du Collège avant la prochaine AG ordinaire, mais il peut devenir membre du Collège entre temps, en sollicitant une AG extraordinaire pour laquelle tous les membres de l'association doivent être prévenus deux semaines à l'avance. Pour être déclarée valable, l'AG extraordinaire doit obtenir un consensus sur la nomination.
Tout donateur peut demander à être membre de l'association si son don couvre au moins le montant de la cotisation et qu'il répond aux autres critères. Cette demande doit être formulée par écrit à l'association, être donateur ne donne pas automatiquement le statut de membre.
Les ressources de l'association comprennent :
L'assemblée générale ordinaire comprend tous les membres de l'association.
Elle se réunit chaque année à une date fixée par le collège qui se charge de convoquer, au moins un mois avant, les membres de l'association à ladite réunion. L'ordre du jour figure sur les convocations, ainsi que le bilan moral et financier : la situation morale et l’activité de l'association, la gestion et les comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe).
Elle peut se dérouler par internet si les conditions légales sont respectées. Dans ce cas, les votes se font de façon dématérialisée via ce même media “internet”.
Le collège choisit pour la durée de l'Assemblée, un-e président-e de séance chargé-e de gérer la prise de parole. La situation morale et l’activité de l'association, la gestion et les comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe) ayant déjà été transmis, l'assemblée est chargée de les approuver ou non par consensus des membres présents.
L'Assemblée procède ensuite au vote pour l'intégration de nouveaux membres au Collège selon les modalités décrites à l'article 7 : Collège. Celui-ci choisit par la suite en son sein les personnes ayant la signature sur le compte bancaire.
Le montant des cotisations annuelles est fixé pour l'année à venir. Les membres de l'association ont 30 jours pour la régler ou être considérés comme démissionnaires de l'association (jusqu'à ce qu'ils paient). Les décisions des assemblées générales s’imposent à tous les membres, y compris absents ou représentés.
Sur décision du Collège, ou sur la demande de la moitié plus un des membres à jour de leur cotisation, le collège peut convoquer une assemblée générale extraordinaire, suivant les modalités prévues aux présents statuts et uniquement pour une modification des statuts ou la dissolution de l'association ou l'élection d'un nouveau membre du collège.
Les modalités de convocation sont les mêmes que pour l’assemblée générale ordinaire.
Les délibérations sont prises par les membres présents suivant les règles énoncés à l'article 10 : Système de vote.
L'association est dirigée par un collège dont chaque membre a les mêmes devoirs et responsabilité que les autres. Chaque membre du collège assure donc entre autre la fonction habituellement attribuée à un “président”.
Les membres du collège sont élus jusqu'à la prochaine AG soit approximativement pour une durée d'un an, sauf s'ils donnent leur démission ou perdent leurs qualités de membres entre temps. Ils doivent postuler à nouveau, comme tout membre de l'association, s'ils veulent rester membre du collège au-delà du mandat annuel. Les assemblées générales n'étant pas toujours organisées à date fixe, leur mandat peut être prolongé jusqu'à l'assemblée générale ordinaire suivante, tant que leur cotisation annuelle est payée.
L'élection des membres du collège se fait lors des assemblées ordinaires. Toute membre peut postuler pour être membre du collège, pourvu qu'il en comprenne les responsabilités. Il doit faire acte de candidature au plus tard lors de l'assemblée ordinaire. Chaque postulant est élu au consensus des voix des membres de l'association présents lors de l'assemblée. Si un membre n'a pas le consensus des membres présents, il n'est pas élu. S'il y a moins de trois membres élus au Collège, les membres du mandat précédent et à jour de leur cotisation sont reconduits automatiquement, avec ou sans consensus. Les absents ne peuvent ni voter, ni donner procuration pour leur vote.
En cas de nécessité, le collège peut pourvoir provisoirement au remplacement de ses membres. Il est procédé à leur remplacement définitif lors de l'assemblée générale suivante.
Le collège se réunit aussi souvent que nécessaire. L'ordre du jour de la réunion doit être exposé une semaine à l'avance, afin que chaque membre du Collège puisse exprimer son avis. La recherche du consensus est une priorité. Si le consensus au sein du collège ne peut pas être atteint, la décision est déterminé de façon aléatoire entre les choix possibles, de la façon détaillée à l'article 10.
Tous les membres du collège assument les responsabilités pénales de l'association. Le collège décide à l'unanimité de deux à quatre membres en son sein qui auront accès à la trésorerie et en particulier aux comptes, lors de l'assemblée ordinaire.
Les décisions au niveau de l'association et la tenue des comptes doivent être publiques et consultables à tout moment par les membres.
Toutes les fonctions, y compris celles des membres du collège, sont gratuites et bénévoles. Seuls les frais occasionnés par l’accomplissement de leur mandat peuvent éventuellement être remboursés sur justificatifs et à condition que les finances de l'association le permette.
Le rapport financier présenté à l’assemblée générale ordinaire détaille, par bénéficiaire, les remboursements de frais de mission, de déplacement ou de représentation.
L'association peut aussi rembourser occasionnellement les frais engagés par des personnes non-membres de l'association, à condition que ce soit en dédommagement de services rendus à l'association. Le collège doit statuer sur chacun de ces cas et peut refuser un remboursement.
En cas de dissolution prononcée selon les modalités d'une assemblée générale extraordinaire, un ou plusieurs liquidateurs sont nommés, et l'actif, s'il y a lieu, est dévolu conformément aux décisions de l’assemblée générale extraordinaire qui statue sur la dissolution (ou à une association ayant des buts similaires).
Tous les votes au sein de l'association se font au consensus, sauf s'il y a consensus pour faire autrement. Le consensus est définit comme un accord des volontés sans aucune opposition formelle. En cas de désaccord, la discussion doit mener à un choix qui satisfasse toutes les personnes amenées à se prononcer. L'absence d'opposition, qui peut être une absence d'avis, est considérée comme consensuelle.
Si aucun consensus ne peut être trouvé, le choix est déterminé aléatoirement, suivant les règles suivantes :
Les présents statuts peuvent être complétés d'un règlement intérieur, rédigé par les Membres du Collège, qui doit être accessible à tous publiquement.