Association : Trucs à faire chaque année

Certaines tâches demandent des droits particuliers (accès aux comptes bancaires, à l'administration système, au compte auprès de la préfecture, etc), cependant beaucoup de choses peuvent être dépoussiérées en amont par tout le monde.

Par exemple l'envoi du mail à tous les membres demande d'avoir la liste de mail et l'accès au mail de l'association, mais la rédaction de ce mail peut se faire sur un pad, par tout le monde, ce qui facilite l'envoi en ne faisant pas tout reposer sur une seule personne.

Si Khaganat est important pour vous, prenez en charge certaines de ces tâches. Plus le travail sera réparti, plus il aura de chance d'être fait et mieux l'association se portera.

• Récupérer toutes les factures et tous les relevés bancaires de l'année écoulée, les mettre sur le Kloud.
• Faire les comptes de l'année, de façon détaillée (ods sur le Kloud) ; les faire vérifier par au moins une autre personne.
• Faire une version courte pour présentation à l'AG. Indiquer quelle somme on peut affecter à quoi pour l'année à venir.
• Proposer des postes budgétaires (par exemple : goodies à faire, soutien à d'autres asso…).

Faire le bilan moral, qui doit contenir :

• l'ordre du jour,
• la liste de ce qui a été fait dans l'année : événements, partenariats, état des projets
• Compléter ce que le bilan doit avoir

Pour le reste de la réunion, faire un précompte-rendu (fil rouge qu'on complètera lors de l'AG, si possible sur pad, avec une version odt sur le cloud en cas de souci de connexion).

• Élection des membres du Collège. Préparer la liste des dirigeantes avec les infos suivantes : nom, prénom, adresse, profession, nationalité. Mail et pseudo sur le forum et le Kloud (pour les accès au reste et la com interne)
• Validation des comptes et du bilan moral
• Élection du Dictateur par le Collège
• Les questions à traiter, les projets à venir, les actions à entreprendre
• Proposition du budget et validation des postes.

1. Créer un framadate (ou équivalent) pour trouver la date de la prochaine AG. À faire entre septembre et décembre (période de vote close au 31 décembre) pour des dates possibles entre février et juin. Marquer uniquement un jour du week-end (samedi par exemple) afin de limiter les cases sur le tableau, il est évident que la plupart des gens arriveront avant/repartiront après.
2. Faire un message sur le forum annonçant la prochaine AG, avec lien vers le Framadate et vers un pad (du type https://pad.khaganat.net/p/afkANNEE).
3. Envoyer un mail aux membres actifs de l'année en cours, ainsi qu'aux personnes inscrites à la newsletter, afin de les informer de l'organisation de l'AFK.
4. Au 31 décembre, figer la date.
5. Trouver un lieu pouvant accueillir le nombre de personnes disponibles à la date retenue. Envoyer un autre mail une fois que c'est fait, pour confirmer la date et le lieu et préciser qu'il faut s'inscrire.

Sur le pad, noter les informations pour s'organiser :

• Rappeler que le pad est public : “Attention, ce pad est public et diffusé à toutes les personnes recevant notre lettre d'info ou inscrites au forum. Limitez les informations privées à ce qui est essentiel…”
• Rappeler la date et le lieu. Donner les détails pour trouver le lieu (carte, infos pratiques…)
• Liste de qui vient, et d'où (pour organiser du covoiturage). Date et heure des arrivées et départs, type de transport (afin d'organiser les trajets des gares au lieu de l'AG).
• Couchage : lister les chambres et lits disponibles, afin de s'assurer que tout le monde peut dormir, ou amener lits gonflables et sacs de couchage au besoin.
• Organisation des repas :
  • Lister les allergies (mortelles), les intolérances alimentaires, les régimes autres (type végétariens, etc).
  • Ce que chacun amène : autant profiter des spécialités pour faire bombance avec gourmandise !
  • Lister ce qui peut manquer (petit dej, quelques repas), afin de potentiellement faire les courses en début de séjour.
  • Compter combien on sera à chaque repas, afin de ne pas prévoir trop à manger.
  • Préciser si besoin d'amener du matos (couteaux, appareils à raclette)

Cela concerne plus l'AFK que l'AG, mais l'organisation peut caler des temps pour certaines activités en groupe… et donc noter s'il faut du matos, des conditions, et qui est intéressée.

Voir en amont comment l'AG sera suivie par les personnes qui ne sont pas en présentiel.

Si solution de visioconférence : vérifier en amont qu'un ordi avec micro et caméra sur l'AG fonctionne, et que les personnes qui ne seront pas là reçoivent les deux. Mais la visioconf a tendance a poser souci (matos et qualité de la connexion).

Sinon, désigner une personne pour faire le relai sur XMPP : elle sera chargé de résumer ce qui se dit des deux côtés (bonne vitesse de frappe clavier nécessaire).

• Déclaration des dirigeants et transmission du compte-rendu de l'AG à la préfecture : https://www.service-public.fr/compte/informations
• Mise à jour de la liste des membres et membres du Collège (sur le Kloud, section Association)
• Mise à jour du registre spécial
• Mettre le compte-rendu de l'AG, signé et validé, sur le cloud

• Changer le mot de passe du mail, de la préfecture (si on a des sortants), des trucs de paiement (Paypal, Stripe, tous ceux où on a pas un compte par personne)
• Changer les droits (membres entrants/sortants) pour le forum, le Kloud, le Wikhan (autre ?)
• Transmettre les droits du compte “Dictateur” (et le nouveau Dictateur doit changer les mots de passe après ça).

• Publier “publiquement” (sans les noms/éléments privés) le compte-rendu de l'AG, sur le blog par exemple, c'est très bien. Et on a le droit de réécrire ça de façon fun, tant que les infos importantes sont là.
• Remplir la page Budget suivant ce qui a été validé lors de l'AG.