Comment gérer les comptes de l'asso

La gestion de la trésorerie sur Khaganat a toujours été trèèèèèès chaotique.

Cet article est là pour les raisons suivantes :

• Si vous avez vous aussi une petite association à gérer, nous espérons que cela vous aidera et vous fera gagner du temps
• Pour les personnes intéressées à nous aider sur la trésorerie, cela permet de s'y retrouver et de fonctionner selon un modèle compréhensible à toutes les participantes.

À noter que la loi 1901 n'impose rien de précis par rapport à la façon de tenir la comptabilité… Mais que le fisc peut demander à jeter un œil à tout moment à vos comptes, et qu'il vaut mieux que ce soit lisible et cohérent. Vous devrez aussi rendre des comptes précis si votre association dispose d'un agrément, ou réalise des opérations commerciales ou des activités imposables.

Les associations locales ont généralement deux façons de récupérer de l'argent : soit vous leur faites un chèque, soit vous donnez du liquide.

Sur internet et pour les associations nationales, il faut pouvoir proposer d'autres façons de recevoir les cotisations, les dons et autres¹⁾. Il y a pléthore d'offres. Le problème c'est que si vous voulez recevoir autant que possible, il faut simplifier la vie à vos donatrices… ce qui veut dire complexifier le travail de vos trésorières.

À titre d'exemple sur Khaganat, actuellement :

• Nous acceptons liquide et chèques, généralement remis lors de l'AG. Nous donnons notre RIB à qui le demande, sans le mettre en ligne pour des questions de sécurité (les banques ne font pas assez de vérifications a priori donc le RIB peut être exploité à un but malveillant, et même si la banque finira par rembourser, ça peut mettre dans la panade). Tout cela demande un compte bancaire classique ; il n'y a que chez le Crédit Agricole que nous avons réussi à négocier un compte à 0€/an (pas de carte bancaire, gestion par internet).
• HelloAsso, spécifiquement conçu pour les associations, permet de collecter tout ce qu'on veut, et les donatrices peuvent payer avec leur carte bancaire.
• Paypal est en perte de vitesse pour les dons (tant mieux car ils prennent de sacrés frais) mais cela reste une solution qui inspire confiance à certaines donatrices.
• Liberapay inspire confiance à un autre type de donatrices, bien que leurs conditions actuelles soient bien moins intéressantes que lors de la fondation.
• Redbricks nous permet de collecter de l'argent auprès d'un public de joueuses, différent des précédents.

Autant de solutions que de public, sachant que nous avons aussi expérimenté puis abandonné d'autres plate-formes, comme Flattr.

Les trésorières doivent ensuite comprendre où passe l'argent pour faire les comptes.

• Les dons peuvent arriver via Helloasso, Redbricks, Liberapay, Paypal et sur le compte bancaire (chèque, virement, liquide : ça ira sur le compte bancaire).
• Redbricks et Liberapay font transiter l'argent vers Stripe et/ou Paypal (pas possible de directement l'avoir sur le compte bancaire).
• Stripe et Helloasso font le solde chaque mois de ce qui transite vers eux, et nous le renvoie sur le compte bancaire. C'est automatique.
• Paypal nous sert à payer les quelques trucs où il faudrait une carte bancaire sinon ; on essaie de ne pas trop l'utiliser, favorisant les virements pour payer les factures.
• Le compte bancaire sert à payer les factures et rembourser les frais, via des virements.
• Enfin il y a un flux dans les deux sens entre Paypal et le compte bancaire, afin de pouvoir utiliser les deux formes de paiement suivant les plateformes, tout en ayant assez de sous pour le faire des deux côtés.

Et à partir de là, on fait quoi ?

C'est le niveau 0, qu'il faut faire de la façon la plus simple possible : indiquer ce qui entre et ce qui sort. S'il y a quelque chose à justifier à un moment aux autorités, ce sera : “d'où vient l'argent, et où il va”. La réponse à ces questions permet de s'assurer qu'on ne blanchit pas de l'argent, et qu'on en détourne pas non plus.

Dans notre cas, si nous avons beaucoup d'endroit où l'argent peut entrer, il finit toujours par se retrouver sur seulement deux comptes : Paypal et le compte bancaire. Ce sont aussi les deux seuls comptes avec lesquels nous pouvons réaliser des paiements (et je vous conseille de ne pas en avoir plus…).

Donc, faites des tableaux : un pour les entrées, un pour les sorties, et divisez-les suivant d'où vient le pognon. Dans notre cas, cela fait donc 4 tableaux :

• Entrées sur Paypal
• Entrées sur la Banque
• Sorties sur Paypal
• Sorties sur la Banque

On peut voir plus dans le détail (on va voir ça après), mais ça, c'est la partie essentielle.

Ce tableau doit, pour chaque entrée, préciser :

• La date d'opération
• Le montant
• L'origine, par exemple “virement depuis HelloAsso” ou “Paiement serveur Gandi”
• Le code ou les références de la transaction si possible (numéro de chèque, de virement, facture Paypal, etc)
• Une colonne “notes/détails” est utile, afin de préciser les opérations un peu étranges pour que les trésoriers suivants ne s'arrachent pas les cheveux en tentant de comprendre pourquoi Paypal verse 0,02€ (vérification du compte) et qui est ce “Poligny” qui nous fait des virements (aucune idée, mais c'est pas un particulier).

Comptabilisez et archivez chaque opération !

Évitez d'avoir des dates fluctuantes sur quand commence et finit un exercice comptable. Comme de nombreux organismes (dont les banques) arrêtent leurs comptes au 31 décembre, c'est aussi simple de se caler sur cette date.

Donc, même si votre association a été créé en avril, et même si vos AG ont lieu en août, les bilans comptables définitifs sont basé du 31 décembre au 31 décembre suivant.

Par exemple pour Khaganat, les AG ont lieu entre mars et avril. En avril 2020, nous présenterons l'exercice comptable de 2019 qui va du 31 décembre 2018 au 31 décembre 2019.

Ce n'est pas que pour le plaisir de compter. Cela permet de :

• Vérifier qu'il y a les sous pour assumer les dépenses prévisibles
• Se rendre compte s'il y a un souci (même les assos peuvent se faire pirater leur compte bancaire, ou escroquer)
• Estimer les dépenses et entrées probables afin de réaliser les projets de l'association.

On commence par vérifier qu'on n'a rien oublié dans notre décompte des entrées/sorties. Réalisez le calcul pour chaque compte :

• additionnez toutes les entrées, puis toutes les sorties. Notez ces totaux.
• Reprenez le solde comptable à l'année N-1. Ajoutez le total des entrées, soustrayez les sorties. Le chiffre obtenu doit être strictement égal au solde comptable actuel.

En exemple (fictif) :

1. En 2014, création de l'association, donc le solde comptable au 31 décembre 2013 est égal à 0€.
2. Nous recevons 500€ en dons et cotisations (entrées), et dépensons 200€ (sorties).
3. Solde n-1 plus les entrées moins sorties soit 0+500-200=300.
4. Nous avons effectivement 300€ sur le compte au 31 décembre 2014, le compte est bon !
5. En 2015, nous recevons encore 500€ en entrées, les dépenses passent à 350€.
6. Ce qui donnera sur cet exercice comptable : 300+500-350=450€. S'il y a bien 450€ sur le compte au 31 décembre 2015, tout va bien.

Si vous avez fait tout ça, c'est déjà très bien, et c'est l'essentiel.

Une fois que la base est faite, on va pouvoir affiner un peu. Plus on affine, plus les comptes seront transparents, moins des accusations de détournement de fond et de mauvaise gestion seront possibles. Et ça évite aussi des surprises. Par exemple, affiner nos comptes nous a permis de faire des économies sur certains postes, et améliorer nos revenus sur d'autres.

Par rapport à ce qui a été évoqué plus haut, il manque des subtilités.

Par exemple, nous allons avoir une seule entrée par mois pour le virement que fait HelloAsso sur notre compte bancaire. Mais derrière ce virement, il y a plusieurs donatrices, certaines qui font des dons, d'autres qui paient une cotisation. De même, une seule opération est enregistrée sur le compte bancaire pour le liquide donné lors de l'AG, mais il s'agit de l'argent venant de plusieurs donatrices.

Il y a plusieurs façons de faire. Il est possible de faire un tableau par organisme, permettant de garder trace du détail. Par exemple, faire un tableau “HelloAsso” où sera détaillé qui a payé quoi ; le total de ce tableau devant être strictement égal à la somme des opérations notées “HelloAsso” sur le compte bancaire.

Il est aussi possible de rassembler les opérations par “type de produit”, par exemple toutes les cotisations sur un même tableau, qu'elles soient en liquide ou via Helloasso. Dans ce cas, chaque entrée aura comme information :

• La date d'opération
• Le montant
• L'organisme de collecte (Helloasso, liquide lors de l'AG, etc)
• Le nom de la donatrice
• Le code ou les références de la transaction si possible (numéro de chèque, de virement, etc)
• La colonne “notes/détails” qui finit toujours par servir.

Le souci de ces tableaux croisés, c'est qu'il est rapide et facile de compter deux fois la même opération, cela demande donc une grande vigilance. Il est aussi parfois complexe de différencier certains produits ; typiquement, chez nous, la plupart des gens paient la cotisation et font un don en plus dans la même opération.

Ces tableaux secondaires sont donc intéressants pour améliorer la traçabilité des dons (voir des dépenses) mais doivent être considérés avec précaution et un grand soin doit être apporté au lien entre leurs totaux, et ceux notés dans les entrées/sorties des comptes “réels”.

Il est important de récupérer chaque année le détail de chaque organisme.

• Helloasso permet d'exporter en format cvs, par contre il faut veiller à demander pour chaque type de source : cotisations, dons, autre.
• Redbricks et Liberapay manquent de précisions. L'important est que ce que ces plateformes notent de leur côté corresponde à ce qui arrive sur notre compte.
• Paypal permet aussi de générer un fichier cvs sur une période de temps précise ; il est utile de le générer chaque année. Par contre leur notation est très complexe car ils indiquent des pré-autorisations, il y a leurs frais en plus, bref c'est assez illisible et il faut prendre une bonne journée pour nettoyer et avoir les informations utiles.
• Garder les relevés mensuels ou demander un relevé annuel pour le compte bancaire.
• Lors des AFK (liquide et chèques), noter qui donne combien, et si cela comprends la cotisation. Se simplifier ensuite les calculs : X en “dons et cotisations”, dont Y en cotisation à 5€, soit un total de Z en cotisations et X-Z en dons.

Faire un bilan par poste de dépense permet de savoir si on paie trop cher en serveurs, et si on a les sous pour payer un gîte. Et c'est plus parlant que de simplement dire “on a dépensé 200€, on en a récupéré 300€, et on a en tout 600€ sur le compte au 31 décembre, de quoi payer 3 ans si on n'augmente pas les dépenses”.

Reprendre les informations depuis le journal d'entrée/sortie est souvent le plus simple. Cette fois, indépendamment des dates, rassemblez les opérations de même type. Par exemple, chez nous, tous les fournisseurs de serveurs sont rassemblées, ce qui donne la somme totale dépensée pour les serveurs dans l'année (un poste !).

Cette fois, la vérification est plus simple :

• Faites le total de chaque poste. En principe, c'est soit un poste en sortie, soit un en entrée. Par exemple, nos serveurs sont en “dépenses”, les cotisations en “entrée”.
• Faite le total des postes, additionner au solde comptable de l'exercice précédent. Vous devriez trouver la même chose que votre solde total pour l'exercice en cours.

Pour une comptabilité simple, un tableur fait très bien l'affaire. Faites autant de feuilles dans un document que nécessaire.

Pour la partager au sein de l'association, il est possible de mettre ce(s) tableur(s) dans un dossier partagé de Nextcloud. Attention cependant :

• Aucun mot de passe ne doit apparaître dans ces fichiers
• Pour des raisons de traçabilité, le nom réel des gens est associé à combien ils ont versés. Ce sont des données privées, qui n'ont pas à se retrouver public, donc l'accès à ces fichiers doit être réservé à quelques membres de confiance (les trésorières en général, potentiellement les membres du collège).

Il est possible de partager un fichier anonymisé au public. Réduisez le nombre d'informations dans ce cas : pas de nom, pas de numéro de compte, pas de code référence des opérations.

• https://www.associations.gouv.fr/la-comptabilite-associative.html