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AFK 2016 et Assemblée Générale

Zatalyz

C'est le moment de trouver la date pour se réunir en 2016 !

Je reprends en gros le dernier sujet sur la question : quitte à me répéter, autant que ce soit avec style  ;)

CitationUne AFK (away from keyboard) est un moment où l'on se retrouve, non plus derrière nos écrans, mais tous ensemble autour d'un bon repas. Enfin, ça pourrait être juste une tasse de thé, mais comme les Khaganatiens viennent de toute la France, quasiment tout le monde aura plusieurs heures de route donc mieux vaut réserver son week-end. Il est probable que la réunion proprement dite se fasse un samedi en fin d'après-midi, permettant aux uns d'arriver tard, aux autres de repartir tôt le dimanche, suivant leurs modes de transport.

Comment ça s'organise ?
La première chose à faire est de fixer une date. Le but est que le maximum de gens puissent venir. L'AFK est ouverte à tous, membres de l'assoc ou pas ; par contre il faut penser que peut-être il y aura de la route à faire pour venir, donc quelques frais. Je détaille ça quelques paragraphes plus bas. Ensuite on trouvera un lieu, et on verra comment on organise le week-end/la soirée.

Comment on se sert de Framadate ?
Pour savoir quelle est la date qui arrange tout le monde, on utilise Framadate.
Vous entrez le nom sous lequel on vous connaît ici (genre, Zatalyz, mais je suis sûre que vous avez quand même deviné, et mettez pas votre vrai nom, c'est pas nécessaire), puis vous cochez suivant ce que vous connaissez, actuellement, de votre emploi du temps entre février et juin 2016.
-Si y'a rien dans votre agenda, vous marquez oui.
-Si y'a rien, mais que c'est le week-end avant votre mariage et que vous préfèreriez le passer à autre chose, vous cliquez sur (oui) (les parenthèses indiquent que vous n'êtes pas sûr d'être libre et que dans l'absolu vous préfèreriez que ce soit pas là, mais que si y'a pas le choix, vous vous libèrerez sans doute).
-Enfin, si y'a des week-ends où vous savez déjà que vous ne serez pas libre (l'anniversaire de votre maman, une autre AG, vos vacances dans ce gîte si joli), alors vous cliquez non.

On a jusqu'à quand pour voter ?
Jusqu'au 30 décembre. Après, on prend la date où il y a le plus de monde et on la bloque. Ce sera celle-ci pour l'AFK. Vous pourrez donc libérer vos autres week-end pour le reste de votre vie personnelle, mais ce week-end là, c'est bloqué sur votre agenda, et si quelqu'un vous invite ce week-end précis "à une super fête tout frais payés" ben vous dites non, parce que vous êtes pris par l'AFK et puis voilà !

Si il y a plusieurs dates avec autant de monde, on choisira au consensus et au hasard, suivant le mode de décision propre à l'association.

J'insiste sur le fait de bloquer la date une fois qu'on est sûr. L'organisation ne sera pas la même pour 5 personnes ou pour 20, et si plusieurs personnes se décommandent en dernière minute, ce sera problématique (en plus d'être très irrespectueux pour ceux qui viennent !). Il peut toujours y avoir un imprévu de dernière minute (maladie, de vous ou d'un proche ; panne de transport), certes, mais on espère que ça n'arrivera pas  :no:

Et c'est où ?
Le lieu va être trouvé en fonction de qui vient. Le nombre compte beaucoup.
Si quelqu'un a un lieu gratuit à proposer (avec couchage pour tous), même s'il est un peu difficile d'accès, il sera privilégié.
Sinon, on va essayer de trouver un endroit qui fasse autant d'heure de route à tous les présents (quelque soit le mode de transport), un juste milieu. Il y aura forcément assez de gens à venir en voiture pour faire un aller-retour aux gares/aéroports.
On cherchera aussi un endroit pas trop cher, genre gîte de groupe, ce qui permet de faire la cuisine (ça réduit les coûts).

Combien ça coûte ?
Pour info, le premier AFK nous coutait environ 40€/personne pour l'hébergement (janvier était pas vraiment la meilleure idée). Sur le 2e, nous avions pu être hébergé gratuitement dans une grande maison.
Il y aura fort probablement le transport à payer (à moins qu'on aille chez vous, mais là faudra héberger les gens  :music: ).
Il y aura peut-être des frais d'hébergement, suivant la formule choisie.
Il faudra aussi prévoir de quoi manger, mais là on fait rata commun et ça fait pas très cher : en gros chacun amène un truc.
Et si vous souhaitez être membre de l'association pour l'année qui suit cette AG (2016) il faudra adhérer (5€ environ) et amener les sous pour ça  :)) .

C'est obligé de venir ?
Nan. Pour ceux qui n'ont pas envie de venir/pas les moyens (on essaie de faire pas cher mais ça coûte quand même des sous et l'assoc n'a pas de fonds pour défrayer), le soir même de l'AG, un ordinateur connecté à #khanat sera branché. Vous louperez des trucs de la soirée, mais on relayera les informations importantes et s'il y a besoin de vote, ce sera aussi sur IRC. Vous pouvez aussi adhérer à l'association, et même être membre du Collège, sans quitter votre ordi.
Mais c'est moins drôle.
Et puis la tartiflette, par IRC, c'est moins bon.
La guimauve est moins fondante quand on est pas à l'AFK, en plus...
Et vous ne verrez pas mes pulls    :P
Enfin, si pour une raison quelconque on tombe sur un coin sans internet... ben on sera pas connecté !

Donc : si vous pouvez venir, venez, c'est bien plus drôle.

Le truc utile : votez là pour indiquer vos dates de disponibilités !
https://framadate.org/uSmbqUkdSrqtx1Ol
Dernière édition: 30 Novembre 2015 à 23:26:34 par Zatalyz

Zatalyz

Le 30 décembre est passé, d'après les résultats du sondage, les deux meilleurs dates seraient le week-end du 13 février ou bien du 21 mai. Et le 13 février, c'est dans pas si longtemps, et il risque d'y avoir de la neige et tout... donc ben je vous propose le 21 mai, il fera sans doute beau et chaud !

Shepeng a proposé que ça se fasse dans le *** ; je vote pour, ça me fait moins de kilomètres ! Au niveau couchage, il y a déjà :
-2 lit double
-Un canapé confortable 1 place
-Un canapé non testé en couchage 2 places
-un lit double gonflable

Soit 7 places sans se compliquer la tâche, avec hébergement compris. S'il y a plus de personnes à venir, soit on organise un peu plus en "camping" (amenez des matelas et des duvets), soit on loue un gîte.

Si vous avez un hébergement à proposer, ben... proposez !

Et c'est aussi le moment de dire si vous voulez venir ou pas ; qu'on adapte le logement en fonction du nombre de personnes à loger sur place.

Ensuite, il va falloir voir ce qu'on fera à manger... je prévoirais bien une soirée crêpe, et un autre repas "chacun amène un plat" ; si on a pas assez de restes, j'ai tout ce qu'il faut chez moi pour nourrir tout le monde  ^^

Message édité par une administratrice pour effacer les éléments d'identification personnels, vu que la date de l'AFK est passée.
Dernière édition: 01 Décembre 2020 à 11:14:14 par Zatalyz

Lod

Bonjour tout le monde,

Je ne sais pas si je pourrais être présent sur place cette année... j'ai quelques changements dans ma vie ces derniers temps qui entrainent des complications d'agenda. Je souhaite privilégié ces nouveaux moments personnels. Cela ne veut pas dire que je ne viendrais pas, tout dépend encore de mon planning, chargé ou pas. J'essai de vous tenir au courant :)

YannK

SI les gens sont intéressés, je proposerais bien une activité créative cette année encore, mais cette fois-ci l'idée serait de créer ensemble l'histoire d'un lieu, d'une période, d'un groupe de ra... De façon interactive et ludique, en se servant de l'excellent JdR Microscope dont j'ai l'honneur et l'avantage de posséder un exemplaire (avec l'extension Explorer pour les aficionados).

shepeng

Ça a l'air intéressant comme concept.

Ils ont pas fait une traduction française ?

Zatalyz

AG dans une heure (20H), nous faisons un retour sur IRC et vous pouvez aussi y prendre part depuis https://appear.in/khaganat (salon temporaire). On peut avoir 8 connectés en tout :)

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